„ePA für alle“: Hinweise der KZBV zu den Informationsmaterialien der gematik

Hinweise für Zahnarztpraxen

Die Informationsmaterialien zur ePA können ab sofort im Webshop der gematik heruntergeladen werden. In dem Paket enthalten ist ein „Spickzettel“, der einen kompakten Überblick zur Nutzung der „ePA für alle“ in den Zahnarztpraxen geben soll. Die Hinweise der KZBV zu diesem Spickzettel sind von der gematik leider nur unzureichend übernommen worden. Nachfolgend hat die KZBV daher die für Zahnarztpraxen relevanten Informationen eingeordnet und zusammengestellt.

Befüllung der ePA

Nach § 347 Abs. 2 SGB V sind Zahnarztpraxen künftig unter anderem verpflichtet, Befundberichte aus bildgebender Diagnostik und Befundberichte aus invasiven oder chirurgischen sowie aus nichtinvasiven oder konservativen Maßnahmen in die ePA einzustellen, die aus dem aktuellen Behandlungskontext stammen. Der Begriff „Befundberichte“ ist nach Auffassung der KZBV eng auslegbar im Sinne eines konkreten Berichts an einen Dritten mit der Zielrichtung, diesen über den Befund zu unterrichten (vergleichbar einem Arztbrief; siehe auch GOÄ-Nr. 75 bzw. BEMA-Nr. 7750); nicht hingegen jede dokumentationswürdige Befundung als gewissermaßen bloßer „Bericht an sich selbst“. Durch § 347 Abs. 2 SGB V entsteht insofern keine gesetzliche Verpflichtung, alle Befunddaten, die im Rahmen einer Behandlung entstehen, in einen Bericht zu überführen und diesen dann automatisch in die ePA einzustellen. Die Vorgabe gilt, so unser Verständnis, vielmehr ausschließlich für Befundberichte im Sinne der o. g. Definition, so dass hierdurch kaum zusätzlicher Aufwand für die Zahnarztpraxis entsteht. Daneben müssen – schon bei der bisherigen Opt-in-ePA – auf Wunsch der Patientinnen und Patienten Behandlungsdaten aus dem aktuellen Behandlungskontext in die ePA eingestellt werden (§ 347 Abs. 4 SGB V). Das bedeutet, dass auch der Heil- und Kostenplan nur auf ausdrücklichen Wunsch der Patientinnen und Patienten eingestellt werden muss, er kann aber auch von diesen selbst in ihre ePA hochgeladen werden. Grundsätzlich ist zu beachten, dass Zahnarztpraxen nur dann Daten in die ePA einstellen müssen, wenn sie die Daten (1) selbst erhoben haben, diese (2) aus der aktuellen Behandlung stammen und (3) in elektronischer Form vorliegen. Zudem darf (4) kein Einspruch der Patientinnen und Patienten gegen das Einstellen vorhanden sein. 

Informationspflichten

Die im Kasten „Informationspflichten“ aufgeführten Punkte sind für Zahnarztpraxen wenig relevant. Wichtig ist, dass die Information der Versicherten über die ePA in erster Linie den Krankenkassen obliegt. Aber auch für die Zahnarztpraxen bestehen einzelne Informationspflichten gegenüber ihren Patientinnen und Patienten. Dazu zählt beispielsweise die Information darüber, welche Daten nach § 347 Absatz 2 SGB V in die elektronische Patientenakte übermittelt und dort gespeichert werden, und ebenso die Information über die Möglichkeit, Daten auf ausdrücklichen Wunsch der Patientinnen und Patienten in die ePA einstellen zu lassen. Besondere Formerfordernisse bestehen im Übrigen nicht: die Information kann mündlich oder schriftlich erfolgen, zum Beispiel in Form eines Aushangs. 

Behandlungskontext

Zahnarztpraxen müssen ihre Patientinnen und Patienten ausschließlich im „aktuellen Behandlungskontext“ unterstützen. Hiermit ist die konkrete, aktuelle Behandlung im Rahmen des jeweils stattfindenden Zahnarzttermins gemeint. Technisch abgebildet wird dieser Behandlungskontext durch das Stecken der eGK in der Praxis, d. h. den Zugriff auf die ePA erhält die Zahnarztpraxis automatisch nach dem Stecken der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) und dem erfolgreichen Versichertenstammdatenabgleich (VSDM). Die voreingestellte Zugriffsdauer beträgt 90 Tage, sie kann von den Patientinnen und Patienten mittels ePA-App aber individuell angepasst werden. 

Widerspruchsmöglichkeiten

Die ePA bleibt trotz des Opt-out-Prinzips freiwillig. Patientinnen und Patienten können bereits vor der Anlage widersprechen und auch danach ist jederzeit ein Widerspruch möglich – direkt bei der Krankenkasse oder über die ePA-App. Anstatt die ePA vollständig abzulehnen, gibt es die Möglichkeit, einzelne Funktionen, wie z. B. die Nutzung des digital gestützten Medikationsprozesses oder der Ausleitung von Daten an das Forschungsdatenzentrum Gesundheit, zu blockieren. Mit Hilfe der ePA-App können die Versicherten zudem fachrichtungsindividuell den Zugriff auf einzelne Dokumenten(-kategorien) einschränken. Und schließlich ist es für die Patientinnen und Patienten möglich, in der Zahnarztpraxis den Widerspruch zum Zugriff auf die Dokumente oder die Übermittlung von Daten in die ePA im Einzelfall zu erklären. 

Upload von Dokumenten

In die ePA können unstrukturierte Daten zunächst in Form von PDF/A-Dokumenten eingestellt werden. Das Hochladen von Bilddateien (JPEG, PNG, TIFF etc.) soll ab Sommer 2025 möglich sein. Bis dahin können Bilder umgewandelt und als PDF/A-Dokumente in die ePA eingestellt werden, falls das PVS dies unterstützt. Auch die Größenbeschränkung von 25 MB pro Dokument soll perspektivisch aufgehoben werden. 

Die KZBV stellt den Zahnarztpraxen auf der im Spickzettel verlinkten Themenseite nach und nach weitere und nähere Informationen zur ePA bereit. Dieses Angebot wird stetig erweitert, u. a. in Form einer Zusammenstellung von oft gestellten (rechtlichen) Fragen und den dazugehörigen Antworten (FAQ) und einer überblicksartigen Kurzinformation zu ausgewählten Themen rund um die ePA, die in Kürze ergänzt werden.