RZB-Interview: Digital arbeiten in der Zahnarztpraxis

„Man hat alles  auf einen Blick“

Das Interview führte Marscha Edmonds mit Alexander Saenger, der seit 2017 in Erkelenz in einer neu gegründeten Praxisgemeinschaft niedergelassen ist, und der seit 2011  in einer Einzelpraxis in Wegberg im Kreis Heinsberg tätigen Daniela Schreiber.

Was sind für Sie die größten Vorteile des  digitalen Arbeitens? Und was war Ihre Motivation für die Umstellung bzw. Einführung? 

Schreiber: Ich wollte die Aktenschränke loswerden. Wir hatten massig Akten. Wir waren vollgestellt damit und das war für mich keine Option. Jetzt haben wir nur noch im Büro einen Schrank. Hinzu kommt, dass es einfach übersichtlicher ist. Man hat alles auf einen Blick. Zum Beispiel mache ich einen Doppelklick auf einen Zahn und die Historie dieses Zahns wird über die Jahre hinweg gefiltert. 

Saenger: Ein großer Vorteil ist sicherlich, dass man die Möglichkeit hat, von jeder Stelle – auch ohne die Karteiakte physisch zu haben – auf die Daten zuzugreifen. Man kann über entsprechend gesicherte Zugänge auch im Homeoffice auf die Daten zugreifen. Somit kann man gewisse Aufgaben auch außerhalb der Sprechstunden erledigen. Vor allem in meiner Situation mit zwei kleinen Kindern kann ich nach Hause kommen, Zeit mit ihnen verbringen und wenn sie dann schlafen, kann ich mich noch mal hinsetzen und ein paar Dinge abarbeiten.

Sie nutzen beide die Smartpost. Warum haben Sie sich dafür entschieden?

Schreiber: Wegen meiner Helferin. Sie ist die treibende Kraft bei der Digitalisierung. Sie hat den Brief von der KZV Nordrhein gelesen und wollte die Vorteile nutzen. Außerdem spart man zusätzlich Geld. 

Saenger: Aus demselben Grund wie schon bei der Planung der Praxis: Auf die Art und Weise haben wir die Möglichkeit, die Dinge zentral zu speichern. Zum Beispiel die Informationsdienste lade ich, wenn sie veröffentlicht werden, herunter, speichere sie auf dem Server an der entsprechenden Stelle und dann können sowohl meine Kolleginnen als auch ich darauf zugreifen und Themen nachlesen. Und wenn man dann zum Beispiel nicht ganz sicher ist „Wie war das denn jetzt?“, dann weiß man, in welchem Ordner auf dem Server das hinterlegt ist, und muss nicht erst den physischen Ordner und dann darin den passenden ID suchen. In den digitalen Dokumenten ist es besonders praktisch, die Schlagwortsuche zu nutzen. 

Wie organisieren Sie Dateien und Schriftverkehr außerhalb der Patientendokumentation?

Schreiber: Tatsächlich drucken wir hin und wieder auch etwas aus. Der Informationsdienst etwa ist für mich meine Bettlektüre. Ich unterstreiche mir gerne Dinge, damit ich sie mir besser merken kann. 

Saenger: Den ID zum Beispiel habe ich in der Regel digital hinterlegt. Ich nutze PDF-Programme, in denen man auch Passagen markieren kann. Wenn ich zum Beispiel Punkte habe, bei denen ich sage: „Da muss ich aber mit meiner Praxismanagerin oder mit den Kolleginnen noch mal drüber sprechen“, dann markiere ich mir das farblich und mache eine kleine Notiz dran oder wir schicken uns ganz einfach private Nachrichten in entsprechenden Chatprogrammen.

Papier oder digital: Wo sehen Sie die größten Stolpersteine der digitalen Arbeitsweise?

Schreiber: Für mich ist es die Übersicht. Wenn man eher haptisch ist, dann weiß man, wenn man analog ablegt, in welchem Ordner man das abgeheftet hat, und hat so ein visuelles Bild vor sich. Das finde ich digital etwas schwierig. Für mich ist das der größte Stolperstein. Mit Sicherheit gibt es bald Tools und Anwendungen, die noch besser helfen, den Überblick zu bewahren, um die ausstehenden To-dos besser im Blick zu behalten. 

Saenger: Also das Problem sind hin und wieder Schnittstellen. Zahnarztspezifische PVS sind super, weil sie ja spezialisiert für unsere Berufsgruppe programmiert worden sind. Dennoch gibt es da immer mal wieder Dinge, die bisher noch sehr umständlich gelöst sind. Dort investiert man doch sehr viel Zeit, bis man den entsprechenden Arbeitsschritt auch rechtssicher dann integriert hat. Zum Beispiel wollten wir eine digitale Anamnese einführen und daran gekoppelt das Einverständnis der Patienten für unsere Abrechnungsgesellschaft einholen. Bis das rechtssicher war, hat es gute zwei Monate gedauert. Das ist sicherlich noch verbesserungswürdig, aber wir haben auch den Eindruck, dass die Software-Entwickler versuchen, ihre Programme immer nutzerfreundlicher zu gestalten. 

Was ist für Sie das stärkste Argument für digitales Arbeiten? 

Schreiber: Leere Schränke! Eine gute Aktenübersicht und bei KIM das gute Gefühl, dass die gesamte Kommunikation darüber sicher geführt werden kann.

Saenger: Wenn das gesamte System einmal richtig eingerichtet ist, ist es einfacher, alle nötigen Informationen zur Verfügung zu haben! Das heißt, man kann einfach gezielter auf Informationen zugreifen. Man muss nicht suchen. Das Blatt kann auch nicht falsch eingeheftet werden beziehungsweise, falls eine Datei doch mal falsch hinterlegt ist, kann man sie über eine entsprechende Suchfunktion finden. Insofern sehe ich da eine große Arbeitserleichterung.

Welchen Rat würden Sie Kolleginnen und Kollegen geben, die von Papier auf  digitale Prozesse umstellen möchten?

Schreiber: Wie schon gesagt: Alles Schritt für Schritt einführen. Und das PVS ist dabei der erste und wichtigste Schritt. 

Saenger: Das wirklich Entscheidende ist, dass man mit den Mitarbeitern zusammen ein Praxis-Softwaresystem findet, das den eigenen Bedürfnissen entspricht. Das heißt, man muss sich überlegen „Was möchte ich denn dort alles digital integriert haben?“ Dann kann man sich mit den Herstellern auseinandersetzen und zielgerichtet gegebenenfalls auf entsprechenden Messen – so haben wir das auch gemacht – die Programme anschauen, damit man einfach ein Gefühl dafür bekommt, was möglich ist und was nicht. Das Zweite ist, dass man sich einen guten EDV-Servicepartner sucht. Wichtig dabei: Dieser Anbieter sollte schon Erfahrung im medizinischen und speziellen zahnmedizinischen Bereich haben. Und so kann man sich herantasten und für sich die passenden Lösungen finden.