Was Zahnarztpraxen jetzt wissen müssen
Ab dem 1. Oktober 2025 geht die ePA in den verpflichtenden Lifebetrieb über und ist damit nicht länger ein optionales Instrument, sondern ein zentraler Baustein in der digitalisierten Gesundheitsversorgung – mit klaren Pflichten, neuen Abläufen und echten Mehrwerten für Patienten und Praxen. Im Folgenden erfahren Sie, was Zahnarztpraxen jetzt zum Thema ePA wissen und beachten müssen.
Gesetzliche Grundlagen & Rahmenbedingungen
- Die Pflicht ergibt sich aus § 387 SGB V (Konformitätsbewertungsverfahren (KOB)) sowie § 372 Abs. 3 SGB V (Abrechnung nur mit einem KOB-zertifiziertem Praxisverwaltungssystem (PVS)).
- Ab dem 1. Januar 2026 dürfen Abrechnungen ohne gültigen KOB-Nachweis nicht mehr angenommen werden.
- Bei Nicht-Nutzung der ePA greift die 1-Prozent-Vergütungskürzung und die Reduzierung der TI-Pauschale um 50 Prozent.
ePA-Befüllung – Klarheit durch KZV Nordrhein und KZBV
Die Anforderungen zur Befüllung der ePA sind gesetzlich vorgegeben und wurden von der KZV Nordrhein (KZV NR) und der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV) praxisnah aufbereitet.
Für Zahnarztpraxen gilt vor allem: Pflicht ist die Einstellung von Befunden/Bildbefunden, die in der Regel in Form eines elektronischen Arztbriefs (eArztbrief) an Kolleginnen und Kollegen weitergeleitet werden. Damit stehen wesentliche Informationen strukturiert und nachvollziehbar in der ePA bereit.
Laborbefunde wie z. B. Speicheltests zur Kariesrisikobestimmung, Bestimmung von PAR-Keimen und histologische Untersuchungen können ebenfalls eingestellt werden.
Verordnungs- und Dispensierdaten aus dem E-Rezept werden automatisch vom E-Rezept-Server in die Medikationsliste der ePA übertragen.
Auf Wunsch der Patienten können Zahnärzte jedoch zusätzliche Informationen – z. B. Röntgenbilder, Behandlungspläne oder Zahnbonusheftdaten – ergänzen.
Hinweis: Zahnärzte müssen Daten und Dokumente nur dann einstellen, wenn:
- sie diese selbst erhoben haben,
- sie aus der aktuellen Behandlung stammen,
- sie in elektronischer Form vorliegen,
- sie für weitere Behandler relevant sind,
- und der Patient nicht widersprochen hat.
Nicht in die ePA gehören interne Praxisnotizen, vorläufige Diagnosen oder ausschließlich papierbasierte Unterlagen.
Die KZBV stellt hierzu ein neues Infoblatt zur Befüllung bereit, dass die Vorgaben übersichtlich zusammenfasst und als Arbeitshilfe für Zahnarztpraxen dient.
Weitere Informationen finden Sie hier auf unseren Seiten zur Telematikinfrastruktur zum Thema ePA.
Abrechnung: Neue Ziffern ePA1 und ePA2
Für die Befüllung der elektronischen Patientenakte stehen zwei Abrechnungsziffern ePA1 (4 Punkte) und ePA2 (2 Punkte) zur Verfügung. Damit können Praxen den Aufwand für die Erstbefüllung und Aktualisierung abrechnen.
Weitere Informationen zur den Abrechnungsziffern und den Abrechnungsbedingungen finden Sie in unseren ePA-FAQs.
Praktische Umsetzung des KOB-Nachweises im myKZV-Portal
- Ab dem 1. Oktober 2025 kann der Nachweis-KOB über ein Formular im myKZV-Portal eingereicht werden, dieses finden Sie unter „Dokumente“ -> „Online Formulare“ im Formularcenter unter der Kategorie „Telematikinfrastruktur“.
- Ein Erklärvideo zum Ausfüllen des KOB-Nachweises haben wir Ihnen bereitgestellt (zum Video).
- Vor jeder Abrechnung prüft das Portal automatisch, ob der Nachweis vorliegt. Fehlt er, erscheint ein Hinweis mit direktem Link zum Formular.
- Für Praxen mit Papier- oder Datenträgerabrechnung wird das KOB-Nachweisformular im Oktober 2025 gemeinsam mit den Abrechnungsunterlagen versendet.
To-do-Liste für Zahnarztpraxen
- Praxissoftware aktualisieren
- PVS-Anbieter kontaktieren – KOB-Zertifizierung erfragen oder KOB-Zertifizierung auf der gematik-Webseite prüfen
- KOB-Nachweis frühzeitig im myKZV-Portal einreichen – ab 01.10.2025 freiwillig, ab 01.01.2026 verpflichtend
- Praxisteam schulen – Umgang mit ePA und Befüllungsvorgaben anhand der KZVNR-/KZBV-Materialien
- Technik prüfen – eHBA, SMC-B-Karten und Konnektoren rechtzeitig austauschen, sollten diese nur RSA-Zertifikate enthalten
- Befüllungsprozesse – klare Abläufe schaffen, um Pflichtdaten korrekt einzustellen
- Patienten informieren (z. B. per Aushang (Formular DIN A4/Formular DIN A3)) – über ePA, Pflichtbefüllung und Widerspruchsrecht
Webinar zur ePA
Veranstaltungshinweis der KZV Nordrhein
Um Zahnarztpraxen optimal auf die elektronische Patientenakte vorzubereiten, bietet die KZV Nordrhein am 3. November 2025 von 16.00 bis 17.30 Uhr eine Online-Veranstaltung an.
Inhalte:
- Überblick über die Grundlagen und Ziele der ePA
- Darstellung aus Patienten- und Praxissicht
- Praxisbeispiele zur Befüllung und Finanzierung
- Darstellung der Mehrwerte für Praxen
- Erklärung, wie der KOB-Nachweis im myKZV-Portal eingereicht wird
- Beantwortung offener Fragen in einem Interview mit der gematik
Für die Teilnahme werden 2 Fortbildungspunkte vergeben.
Anmeldung:
Bitte melden Sie sich über mykzv unter der Rubrik „Veranstaltungen“ oder per E-Mail unter veranstaltung-epa(at)kzvnr.de an.
Themenseite und FAQ-Liste
Umfassende Informationen zur ePA
Die Kassenzahnärztliche Vereinigung Nordrhein informiert Zahnarztpraxen auf einer Themenseite umfassend zur elektronische Patientenakte und stellt auf ihrer Website außerdem eine ausführliche FAQ-Liste der KZBV zum Thema ePA zur Verfügung.
Themenseite
FAQ
