Fristen und Termine

Termingerechte Einreichung von Honorarabrechnungen

Die Honorarabrechnungen für die Leistungsarten KCH und KFO (Bema-Teile 1 und 3) hat der Vertragszahnarzt vierteljährlich abzurechnen. Dies ergibt sich aus den Bestimmungen des Bundes-mantelvertrags-Zahnärzte (§ 23 Abs. 1 BMV-Z).

Der Einreichungstermin für die Quartalsabrechnungen KCH und KFO ist bei der KZV Nordrhein immer am 5. des folgenden Monats des abzurechnenden Quartals (Beispiel: KCH III/2019 am 05.10.2019).

Fällt der 5. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, so verschiebt sich der Einreichungstermin in der Regel auf den nächstfolgenden Werktag.

Für die Monatsabrechnungen ZE, PAR und KG/KB liegen die Termine in der Regel jeweils am oder um den 15. eines Monats. Auch hier gilt die Regelung des nächstfolgenden Werktages, wenn der 15. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt. Ausnahmen bilden die Feiertage zu Ostern und Weihnachten – in diesen Zeiten werden die Einreichungstermine meistens vor den 15. terminiert.

Die Einreichungstermine werden sowohl in einer Jahresübersicht, die am Ende eines Jahres für das Folgejahr per Informationsdienst verschickt wird, als auch zusätzlich in einer gesonderten Anlage zu den aktuellen Informationsdiensten der KZV Nordrhein veröffentlicht.

Versäumt der Vertragszahnarzt den Abrechnungstermin für Leistungen nach den Bema-Teilen 1 bis 5, so kann die KZV die Abrechnung bis zum nächsten Abrechnungstermin zurückstellen (vgl. § 23 Abs. 6 BMV-Z).

Sollten Sie also im Ausnahmefall den Einreichungstermin nicht einhalten können, bitten wir rechtzeitig um eine entsprechende Information, damit ein Ausschluss von der laufenden Abrechnung möglichst vermieden werden kann. Die KZV Nordrhein ist in diesen Ausnahmefällen bemüht, die Honorarabrechnungen noch bis zum Zahlungstermin zu verarbeiten. Dies bedeutet jedoch einen erheblichen Arbeitsmehraufwand in der KZV, da die Verarbeitung und Prüfung der eingereichten Honorarabrechnungen einer terminlich eng getackteten Prozesskette folgt.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der Zahnarzt keinen Anspruch auf die Berücksichtigung der aktuell eingereichten Honorarabrechnung hat, wenn er den Einreichungstermin versäumt.

Abschlagszahlungen

Die von den Praxen einzureichenden Quartalsabrechnungen für die Leistungsarten KCH und KFO werden als Basis für die laufenden Abschlagszahlungen der zuvor genannten Leistungsarten herangezogen. Die pünktliche Überweisung einer Abschlagszahlung durch die KZV Nordrhein setzt die Einhaltung des Einreichungstermins für die Quartalsabrechnung voraus. Eine verspätete Einreichung dieser Abrechnungen kann zur Einstellung der Abschlagszahlungen führen. Dies hat ggf. zur Folge, dass die jeweilige Abrechnung bis zum nächsten Abrechnungstermin zurückgestellt wird. Des Weiteren werden im laufenden Quartal keine Abschläge mehr zur Auszahlung gebracht und ggf. bereits geleistete Abschlagszahlungen werden zurückgefordert.

Bitte achten Sie auch deshalb unbedingt auf die fristgerechte Einreichung Ihrer Honorarabrechnungen.

Verjährung von Honorarabrechnungen

Nicht selten steht die Frage im Raum, bis wann Leistungen gegenüber der KZV Nordrhein überhaupt noch abgerechnet werden können.

Auch dies ist im Bundesmanteltarifvertrag durch den § 23 Abs. 7 eindeutig geregelt: Die Abrechnung von vertragszahnärztlichen Leistungen ist nach Ablauf eines Jahres vom Ende des Kalendervierteljahres angerechnet, in dem sie erbracht worden sind, ausgeschlossen.

Diese Frist ist also zwingend einzuhalten, da nachträglich eingereichte Honorarabrechnungen auch von den Krankenkassen nicht mehr angenommen werden können.

Die KCH- und KFO-Abrechnungen für das III. Quartal 2019 (Leistungen wurden zwischen dem 01.07.2019 und 30.09.2019 erbracht) müssen z. B. spätestens bis zum 07.10.2019 bei der KZV Nordrhein eingegangen sein. Beinhalten diese Abrechnungen sogenannte Vorquartalsfälle mit Leistungen, die zwischen dem 01.10.2018 und dem 30.06.2019 erbracht wurden, können diese ebenfalls bis zu diesem Termin bei der KZV Nordrhein eingereicht werden.

Achtung! Sind in der Quartalsabrechnung aber noch Fälle aus III/2018 (Leistungen wurden zwischen dem 01.07.2018 und 30.09.2018 erbracht) dabei, müssen diese Fälle bereits bis zum 30.09.2019 bei der KZV Nordrhein eingegangen sein, weil die Abrechnung gemäß BMV-Z danach ausgeschlossen ist. Wie zuvor erwähnt, kann die KZV Nordrhein diese Fälle nicht mehr mit den Krankenkassen abrechnen.

Ähnlich verhält es sich bei den Monatsabrechnungen. Bei ZE ist das Eingliederungsdatum ausschlaggebend. Bei der Leistungsart PAR ist das Behandlungsende und bei der Leistungsart KG/KB das Datum der Leistungserbringung maßgebend. So kann z. B. der Zahnersatz, der zwischen dem 01.07.2018 und 30.09.2018 eingegliedert wurde, spätestens bis zum 30.09.2019 bei der KZV Nordrhein zur Abrechnung eingereicht werden.

Tipp: Prüfen Sie regelmäßig die Vollständigkeit der zur Abrechnung anstehenden Honorarbelege. Reichen Sie die aktuellen Abrechnungen pünktlich zum Einreichungstermin bei der KZV Nordrhein ein. Die Abrechnung von Vorquartalsfällen, insbesondere aus länger zurückliegenden Zeiträumen, sollte die Ausnahme sein.

Elke Vogt – Abteilungsleiterin Abrechnung