Einreichungs- & Zahlungstermine
Die KZV Nordrhein stellt Ihnen hier eine Übersicht der aktuellen Einreichungs- und Zahlungstermine zur Verfügung und informiert rund um das Thema Einreichungsfristen.

Um Ihnen einen Überblick über die Einreichungs- und Zahlungstermine für das Jahr 2025 zu geben, haben wir diese in Tabellenform zusammengefasst.
Die Einreichungs- und Zahlungstermine 2024 finden Sie noch in einer kalendarischen Übersicht vor. Hier sind die Zahlungstermine der KZV Nordrhein (Abschlagszahlungen bzw. Restzahlungen für die einzelnen Leistungsbereiche) „in Blau“, die Einreichungstermine der Abrechnungsunterlagen „in Gelb“ angeführt.
Außerdem wird wie gewohnt auch im Informationsdienst ID jeweils aktuell über die Einreichungs- und Zahlungstermine informiert.
Übersicht Einreichungs- und Zahlungstermine
Wichtige Informationen zu Fristen und Terminen
Die nachstehenden Ausführungen beschäftigen sich mit den Einreichungsfristen von Honorarabrechnungen. Wir erläutern Ihnen die Fristen, die rechtlichen Grundlagen und wie wichtig es ist, die Abgabetermine für Ihre Honorarabrechnungen einzuhalten.
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Die Honorarabrechnungen für die Leistungsarten KCH und KFO (Bema-Teile 1 und 3) hat der Vertragszahnarzt vierteljährlich abzurechnen. Dies ergibt sich aus den Bestimmungen des Bundes-mantelvertrags-Zahnärzte (§ 23 Abs. 1 BMV-Z).
Der Einreichungstermin für die Quartalsabrechnungen KCH und KFO ist bei der KZV Nordrhein immer am 5. des folgenden Monats des abzurechnenden Quartals (Beispiel: KCH II/2024 am 05.07.2024).
Fällt der 5. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, so verschiebt sich der Einreichungstermin in der Regel auf den nächstfolgenden Werktag.
Für die Monatsabrechnungen ZE, PAR und KG/KB liegen die Termine in der Regel jeweils am oder um den 15. eines Monats. Auch hier gilt die Regelung des nächstfolgenden Werktages, wenn der 15. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt. Ausnahmen bilden die Feiertage zu Ostern und Weihnachten – in diesen Zeiten werden die Einreichungstermine meistens vor den 15. terminiert.
Die Einreichungstermine werden sowohl in einer Jahresübersicht, die am Ende eines Jahres für das Folgejahr per Informationsdienst verschickt wird, als auch zusätzlich in einer gesonderten Anlage zu den aktuellen Informationsdiensten der KZV Nordrhein veröffentlicht.
Versäumt der Vertragszahnarzt den Abrechnungstermin für Leistungen nach den Bema-Teilen 1 bis 5, so kann die KZV die Abrechnung bis zum nächsten Abrechnungstermin zurückstellen (vgl. § 23 Abs. 6 BMV-Z).
Sollten Sie also im Ausnahmefall den Einreichungstermin nicht einhalten können, bitten wir rechtzeitig um eine entsprechende Information, damit ein Ausschluss von der laufenden Abrechnung möglichst vermieden werden kann. Die KZV Nordrhein ist in diesen Ausnahmefällen bemüht, die Honorarabrechnungen noch bis zum Zahlungstermin zu verarbeiten. Dies bedeutet jedoch einen erheblichen Arbeitsmehraufwand in der KZV, da die Verarbeitung und Prüfung der eingereichten Honorarabrechnungen einer terminlich eng getackteten Prozesskette folgt.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der Zahnarzt keinen Anspruch auf die Berücksichtigung der aktuell eingereichten Honorarabrechnung hat, wenn er den Einreichungstermin versäumt.
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Die von den Praxen einzureichenden Quartalsabrechnungen für die Leistungsarten KCH und KFO werden als Basis für die laufenden Abschlagszahlungen der zuvor genannten Leistungsarten herangezogen. Die pünktliche Überweisung einer Abschlagszahlung durch die KZV Nordrhein setzt die Einhaltung des Einreichungstermins für die Quartalsabrechnung voraus. Eine verspätete Einreichung dieser Abrechnungen kann zur Einstellung der Abschlagszahlungen führen. Dies hat ggf. zur Folge, dass die jeweilige Abrechnung bis zum nächsten Abrechnungstermin zurückgestellt wird. Des Weiteren werden im laufenden Quartal keine Abschläge mehr zur Auszahlung gebracht und ggf. bereits geleistete Abschlagszahlungen werden zurückgefordert.
Bitte achten Sie auch deshalb unbedingt auf die fristgerechte Einreichung Ihrer Honorarabrechnungen.
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Nicht selten steht die Frage im Raum, bis wann Leistungen gegenüber der KZV Nordrhein überhaupt noch abgerechnet werden können. Auch dies ist im Bundesmanteltarifvertrag durch den § 23 Abs. 7 geregelt: „Die Abrechnung von vertragszahnärztlichen Leistungen ist nach Ablauf eines Jahres vom Ende des Kalendervierteljahres angerechnet, in dem sie erbracht worden sind, ausgeschlossen.“ Gesamtvertragliche Bestimmungen auf Landesebene können abweichende Regelungen enthalten.
Diese Frist ist also zwingend einzuhalten, da nachträglich eingereichte Honorarabrechnungen auch von den Krankenkassen nicht mehr angenommen werden können. Für die Ermittlung der Verjährungsfrist ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung entscheidend. Für Leistungen aus dem BEMA-Teil 1 (KCH), Teil 2 (KBR), Teil 3 (KFO) und Teil 4 (PAR) ist das Datum ausschlaggebend, an dem die Leistung erbracht wurde. Für den BEMA-Teil 5 (ZE) ist das Eingliederungsdatum maßgeblich.
Beispiel 1:
Die KCH- und KFO-Abrechnungen für das I. Quartal 2024 (Leistungen wurden zwischen dem 01.01.2024 und 31.03.2024 erbracht) müssen spätestens bis zum 31.03.2025 bei der KZV Nordrhein eingegangen sein. Für diese Abrechnungsfälle ist das von der KZV NR bekanntgegebene Einreichungsdatum (07.04.2025) nicht maßgeblich.Leistungserbringung Quartalsende Eingang der Abrechnung bei der KZV NR bis 24.01.2024 31.03.2024 31.03.2025 Beinhalten diese Abrechnungen sogenannte Vorquartalsfälle mit Leistungen, die vor dem 01.01.2024 erbracht wurden, sind diese Leistungen verjährt. Sie hätten spätestens bis zum 31.12.2024 zur Abrechnung eingereicht sein müssen.
Leistungserbringung Quartalsende Eingang der Abrechnung bei der KZV NR bis 17.12.2023 31.12.2023 31.12.2024 Beispiel 2:
Die KBR- und PAR-Abrechnungen mit Leistungsdatum 01.01. bis 31.03.2024 bzw. die ZE-Abrechnungen mit Eingliederungsdatum 01.01. bis 31.03.2024 müssen spätestens bis zum 31.03.2025 bei der KZV Nordrhein eingegangen sein. Auch hier reicht die Abgabe zum Einreichungsdatum (15.04.2025) nicht aus.
Leistungserbringung bzw. Eingliederungsdatum Quartalsende Eingang der Abrechnung bei der KZV NR bis 28.01.2024 31.03.2024 31.03.2025 Tipp: Reichen Sie die aktuellen Abrechnungen pünktlich zum Einreichungstermin bei der KZV Nordrhein ein. Die Abrechnung von Vorquartalsfällen, insbesondere aus länger zurückliegenden Zeiträumen, sollte die Ausnahme sein.
Elke Vogt – Abteilungsleiterin Abrechnung
Tipp für die Abrechnung
Prüfen Sie regelmäßig die Vollständigkeit der zur Abrechnung anstehenden Honorarbelege. Reichen Sie die aktuellen Abrechnungen pünktlich zum Einreichungstermin bei der KZV Nordrhein ein. Die Abrechnung von Vorquartalsfällen, insbesondere aus länger zurückliegenden Zeiträumen, sollte die Ausnahme sein.