Elektronische Patientenakte

Bestellung und Nutzung

• Prüfen Sie vor Bestellung die KOB-Zertifizierung Ihres Praxisverwaltungssystem-Anbieters: 
  In Nordrhein sind derzeit alle PVS KOB-zertifiziert.
• Weisen Sie die KOB-Zertifizierung nach:
  Seit dem 1. Oktober 2025 können Sie den KOB-Nachweis über das myKZV-Portal einreichen. 
  Die Einreichung des KOB-Nachweises ist verpflichtend! 
  Hier erhalten Sie weitere Informationen zum KOB-Nachweis.
• Bestellen Sie das ePA-Modul direkt bei Ihrem PVS-Anbieter.
• Lassen Sie das ePA-Modul von Ihrem PVS-Anbieter einrichten.

Hinweis: Beachten Sie, dass für den Zugriff auf die ePA, mindestens ein eHBA pro Praxis vorliegen muss.

• Beantragen Sie die Finanzierung:
  Zu den Voraussetzungen TI-Finanzierung
   

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Ihr Honorar um 1 % gekürzt wird, sofern Sie die ePA nicht nutzen (seit dem 1. Januar 2026)!

Kündigung

Eine Kündigung ist bei Beendigung der Praxistätigkeit notwendig.
Bei der Kündigung des TI-Vertrages ist das ePA-Modul mit inbegriffen. Eine separate Kündigung ist nicht erforderlich, außer Sie möchten nur diese Anwendung kündigen.

Die ePA wurde bereits im Juli 2021 für Ärzte und Zahnärzte verpflichtend eingeführt, diese mussten ab diesem Zeitpunkt die technischen Voraussetzungen vorhalten, ansonsten drohte eine Honorarkürzung von 1 %. Die Krankenkassen waren ab diesem Zeitraum ebenfalls verpflichtet, Ihren Patienten eine ePA zur Verfügung zu stellen, wenn diese aktiv vom Patienten beantragt wurde.

Der flächendeckende Rollout der neuen ePA für alle ist am 29. April 2025 auf freiwilliger Basis gestartet. Seit dem 1. Oktober 2025 sind alle Ärzte sowie Zahnärzte zur Nutzung der ePA verpflichtet. Sanktionsmaßnahmen bei Nichteinhaltung sind zum 1. Januar 2026 in Kraft getreten.

Zu den Voraussetzungen TI-Finanzierung

Zugriff auf die ePA erhält die Zahnarztpraxis automatisch durch das Stecken der eGK (Behandlungskontext), eine PIN-Eingabe vonseiten des Patienten ist nicht mehr erforderlich. Der Zugriff gilt für einen Zeitraum von 90 Tagen, sofern der Patient diesem nicht widerspricht. Patienten haben ebenfalls die Möglichkeit, diesen zu verkürzen oder zu verlängern.

Hinweis: Die ePA ersetzt nicht die reguläre Behandlungsdokumentation.

Behandlungsrelevante Informationen bleiben weiterhin in Ihrem PVS gespeichert, können aber als Kopie in der ePA hinterlegt werden. Ebenso können Sie Daten aus der ePA als Kopie in Ihrer Behandlungsdokumentation ablegen.

Praxen können für die Anlage der ePA die BEMA-Position ePA1 (4 Punkte) und für die Aktualisierung (z. B. einstellen des Zahn-Bonushefteintrag) die BEMA-Position ePA2 (2 Punkte) abrechnen.

Weitere Informationen zu den BEMA-Positionen ePA1 und ePA2 finden Sie in den TI-FAQ zur ePA.

TI-FAQ zur ePA

Die Praxis muss den Patienten Hinweisen auf:

• sein Widerspruchsrecht (z. B. per Aushang (Formular DIN A4/Formular DIN A3) oder mündlich).
• welche Daten nach gesetzlicher Vorgabe eingestellt werden müssen, sofern diese in elektronischer Form vorliegen, selbst erhoben wurden und aus dem aktuellen Behandlungskontext stammen.

• welche Daten auf Wunsch eingestellt werden können.

  Weitere Informationen bei der KZBV

Hinweis: Was die ePA ist und wie die App funktioniert, darüber muss die Krankenkasse informieren!

Nach Vorgabe des Gesetzgebers müssen:

• elektronische Arztbriefe (Hier drunter können auch z. B. Überweisungen mit einem Vorbefund fallen),
• Laborbefunde (z. B. Speicheltest/histologische Untersuchungen),
• Befunddaten aus bildgebender Diagnostik,
• Befundberichte aus invasiven und chirurgischen sowie nichtinvasiven oder konservativen Maßnahmen und
• Verordnungs- und Dispensierdaten aus dem E-Rezept (werden automatisch vom E-Rezept-Server in die Medikationsliste der ePA übertragen)

in die ePA übertragen werden.  

Nicht jeder Kontakt, nicht jede Untersuchung/Überweisung oder jedes Röntgenbild, muss in der ePA festgehalten werden. Dafür bleibt die Behandlungsdokumentation im Praxisverwaltungssystem. Verdachts- oder vorläufige Diagnosen sowie persönliche Notizen oder interne Verlaufsdokumentationen gehören ebenfalls nicht in die ePA!

Die ePA soll nicht zugemüllt werden, daher sind Befüllungsvoraussetzungen vereinbart worden.

Voraussetzung für die Befüllung sind, dass

• der Patient der Einstellung der Daten nicht widersprochen hat,
• die Daten für einen weiteren Behandler relevant sind,
• die Daten in elektronischer Form vorliegen (Also mit wenigen Klicks aus Ihrem PVS in die ePA hochgeladen werden können) und
• die Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext stammen.

Ist eine dieser Voraussetzungen nicht erfüllt, muss die ePA nicht befüllt werden!

Sie hinterlegen dann nur die Daten wie bisher in Ihrer Behandlungsdokumentation.

Generell gilt:
In die ePA gehört das, was heute schon Kollegen und Kolleginnen in einem eArztbrief oder anderen Dokumenten berichtet wird – also Informationen, die für die weitere Behandlung relevant sein können. Das können z. B. Befundberichte, Bildbefunde oder OP-Dokumentationen sein.

Sie werden die ePA also nur in einem geringen Maß befüllen.
 

Daten aus früheren Behandlungen dürfen mit Zustimmung des Patienten ebenfalls eingestellt werden, wenn diese für weitere Behandlungen relevant sein können, eine Pflicht dazu besteht nicht.

Papierunterlagen (z.  B. alte Befunde oder eArztbriefe) müssen nicht eingepflegt werden. Die Krankenkassen sind verpflichtet, auf Wunsch der Versicherten zweimal in 24 Monaten je bis zu zehn Dokumente zu digitalisieren. Versicherte können auch selbst Dokumente einscannen oder abfotografieren und über die ePA-App einstellen.
 

Auf Wunsch der Patienten

• Einträge ins eZahnbonusheft
• Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU)
• Heil- und Kostenplan (HKP)/PAR-Behandlungsplan
• Röntgenbilder (sofern diese im PVS und als PDF/A vorliegen)
• PSI-Formular
• Sonstige zahnmedizinisch relevante Dokumentation (z. B. Prophylaxe-Plan)

Hier gelten ebenfalls die Voraussetzungen,

• dass die Daten in elektronischer Form vorliegen (Also mit wenigen Klicks aus Ihrem PVS in die ePA hochgeladen werden können)

• und die Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext stammen.

  
  Hinweis: Wünscht der Patient die Einstellung der Daten oder widerspricht er dieser, muss der Wunsch oder der Widerspruch dokumentiert werden.
   

Für die Befüllung der ePA, haben wir Ihnen folgende Hilfstabelle zur Verfügung gestellt:

Hilfstabelle (KZVNR)

Weitere Informationen bei der KZBV

Weitere Informationen finden Sie bei der KZBV:

Zum Infoblatt der KZBV

Weitere Informationen bei der KZBV

• Die ePA wird für Patienten automatisch durch die Krankenkasse angelegt, sofern der Patient nicht widersprochen hat.
• Gesundheitsdaten werden für alle Mitbehandler nutzbar gemacht, dadurch kann die Versorgung schneller und individueller gestaltet werden.
• Die Daten in der ePA werden nach modernsten Sicherheitsstandards geschützt und verschlüsselt in die ePA übertragen.
• Behandler erhalten Einsicht in die eMedikationsliste (eML)/den eMedikationsplan (eMP), um Wechselwirkungen und Doppelmedikationen zu vermeiden (eMP ab März 2026).
• Der Patient kann sein digitales eZahnbonusheft erhalten.
• Einsicht in Informationen aus dem Notdienst oder einer Urlaubsbehandlung.
• Rückfragen beim Hausarzt/Fachkollegen/bei der Apotheke können reduziert werden.
• Einsicht in Informationen zum Röntgen, Vermeidung von doppeltem Röntgen.
• Einsicht in die ePatientenkurzakte (Unverträglichkeiten, Risikoschwangerschaft, spezielle Erkrankungen) (voraussichtlich Ende 2026).
• Einsicht in aktuelle Laborwerte (voraussichtlich Ende 2026).

Hier finden Sie eine Übersicht der Ausbaustufen der ePA.

• Jeder Versicherte erhält automatisch eine ePA, sofern er nicht widersprochen hat.
• Der Widerspruch kann über die ePA-App oder die Ombudsstellen der Krankenkassen erfolgen.
• Für die Nutzung der ePA-App ist ein Registrierungs- und Identifikationsprozess notwendig.

Über die APP kann der Patient/Vertreter oder Elternteil

• Widerspruch einreichen gegen:
  • die Bereitstellung der ePA
  • das Einstellen bestimmter Anwendungsfälle (z. B. Medikationsprozess und eArztbrief)
  • das Einstellen der Daten der Krankenkasse
  • den Zugriff der Zahnarztpraxis
  • die Forschungsdatenspende
• Vertreter einrichten
• Zugriffszeiträume für Behandler verlängern oder verkürzen
• Dokumente hinzufügen und löschen oder verbergen
• die ePA des Kindes bis zum vollendeten 15ten Lebensjahr verwalten
• Daten für die Forschung freigeben (ab März 2026)

Über die Ombudsstelle der Krankenkasse kann Widerspruch eingelegt werden gegen:

• die Bereitstellung der ePA
• den Zugriff der Mitbehandler (Zahnärzte, Apotheken und weiterer Akteure) auf die ePA

• die Forschungsdatenspende

  Weitere Informationen bei der KZBV

Der Datenschutz wird gerade im Umgang mit sensiblen medizinischen Daten sehr großgeschrieben. Bei der Konzeption der ePA für alle wurden folgende Aspekte mit berücksichtig:

• Sichere verschlüsselte Übertragung der Daten in die ePA
• Die Daten in der ePA werden verschlüsselt und geschützt hinterlegt
• Es dürfen nur ausgewählte Datenformate in der ePA hinterlegt werden

Durch diese Begrenzung ist sichergestellt, dass keine schädlichen Dateien in die ePA übertragen werden können. 

Zum Infoflyer der gematik

Gutachten bestätigt die ePA ist sicher (gematik)

Hier finden Sie Veranstaltungsaufzeichnungen der KZV Nordrhein und der gematik.