Gezielt entsorgen

Die in regelmäßigen Abständen – selbstverständlich unter Gewährleistung des Datenschutzes – vorgenommene Vernichtung nicht mehr aufbewahrungspflichtiger Unterlagen schafft Entlastung für Ihre Praxis. Die folgende Aufstellung soll Ihnen daher einen Überblick über die Aufbewahrungsfristen vermitteln und so die Dokumentenaufbewahrung erleichtern.

Längste Frist ist maßgeblich

Bitte legen Sie bei je nach Rechtsgrundlage verschieden langen Fristen immer die längste Frist zugrunde und berücksichtigen Sie außerdem, dass unabhängig von den nachgenannten Fristen bestimmte Ansprüche, insbesondere Schadensersatzansprüche gemäß §§ 197, 199 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) erst in 30 Jahren verjähren. Ferner sollten Unterlagen, die Gegenstand eines bereits anhängigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahrens sind, nicht entsorgt werden, selbst wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. D. h. die Aufbewahrungsfrist ist zu verlängern, wenn es nach zahnärztlicher Erfahrung geboten ist.

Bei Patientenunterlagen beginnt die Aufbewahrungsfrist grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Behandlung abgerechnet wurde.

Nach § 630 f Abs. 3 BGB besteht die Pflicht, Patientenakten mindestens zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren. Diese Frist gilt insbesondere für zahnärztliche Aufzeichnungen oder sonstige Behandlungsunterlagen sowie diagnostische Unterlagen, wie z. B. ZE-Situations-/Planungsmodelle, differenziert nicht zwischen gesetzlich und privat versicherten Patienten und ist insbesondere für etwaige zivilrechtliche Streitigkeiten von hoher Relevanz.

Auch  nach den bundesmantelvertraglichen Regelungen beträgt die Aufbewahrungspflicht grundsätzlich 10 Jahre, vgl. § 8 Abs. 3 Satz 3 BMV-Z.

Die Aufbewahrungsfrist endet nicht mit der Praxisaufgabe.

Digitale Archivierung

Aufbewahrung in Papierform erfordert große Lagerkapazitäten und verpflichtet, die Lesbarkeit fortlaufend zu gewährleisten (geeignete Klimatisierung der Lagerräume).

Die digitale Archivierung von Patientendaten auf elektronischen Datenträgern oder anderen Speichermedien ist nach § 630 f Abs. 1 Satz 1 BGB grundsätzlich zulässig. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Daten innerhalb der Aufbewahrungsfrist, die im Übrigen der für die Originalunterlagen geltenden Frist entspricht, jederzeit innerhalb angemessener Zeit verfügbar sind und unmittelbar lesbar gemacht werden können  (vgl. §§ 8 Abs. 3 Satz 4 BMV-Z, 127 Abs.1 Ziff. 1 StrlSchV). Zudem darf weder die Möglichkeit von Informationsänderungen noch von Informationsverlusten bestehen, § 127 Abs. 1 Ziff. 2 StrlSchV . Falls die Unterlagen verschlüsselt vorliegen, weil sie beispielsweise personenbezogene Daten enthalten, müssen Verschlüsselungen regelmäßig aktualisiert werden.

Das Ergebnis lesbar gemachter Daten muss mit den Originalaufzeichnungen bildlich oder inhaltlich übereinstimmen. Dies ist nach derzeitiger Einschätzung der KZV Nordrhein nur dann gewährleistet, wenn die digitalisierten Unterlagen zusätzlich mit einer digitalen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen worden sind. Unter diesen Voraussetzungen wäre auch gegen eine Archivierung von Modellen über einen 3D-Scanner mit einem Programm, das bei Bedarf die Modelle originalgetreu als Kunststoffmodell reproduziert, nichts einzuwenden.

Bei der Aufbewahrung personenbezogener Patientendaten auf elektronischen Datenträgern ist außerdem durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass der Urheber sowie Entstehungsort und -zeitpunkt eindeutig erkennbar sind (vgl. § 127 Abs. 2 Ziff. 1 StrlSchV), nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen als solche erkennbar sind und mit Angaben zu Urheber und Zeitpunkt der nachträglichen Änderungen oder Ergänzungen aufbewahrt werden (vgl. §§ 630 f Abs. 1 Satz 2 BGB, 127 Abs. 2 Ziff. 2 StrlSchV)  und dass während der Dauer der Aufbewahrung die Verknüpfung der personenbezogenen Patientendaten mit dem erhobenen Befund, mit Daten, die einen Bilderzeugungsprozess beschreiben, den Bilddaten und den sonstigen Aufzeichnungen nach § 85 Abs. 1 S. 1 StrlSchG  jederzeit hergestellt werden kann (vgl. § 127 Abs. 2 Ziff. 3 StrlSchV).

Für gerichtliche Verfahren ist zu beachten, dass elektronische Dokumente nicht immer als beweissichere Dokumentation akzeptiert werden und dann der freien Beweiswürdigung durch den Richter unterliegen. Darin ist ein gewisses Prozessrisiko zu sehen, das vor einer Vernichtung von Originalunterlagen bedacht werden sollte.