FAQ: Telematikinfrastruktur

Der eArztbrief ist ein elektronischer Arztbrief, der über den KIM-Dienst innerhalb der TI versendet wird – sicher, digital signiert und rechtssicher.

Für Zahnarztpraxen besteht keine Pflicht. Ärztliche Praxen sind verpflichtet, den eArztbrief zu nutzen.

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/kim/earztbrief unter dem Punkt Verpflichtung.

Ja, insbesondere für:

• Überweisungen an MKG-Chirurgen
• Befundübermittlung an Haus-/Fachärzte
• Kommunikation mit KZVen oder Kliniken
• Zusammenarbeit mit anderen Praxen bei komplexen Fällen

• Schneller Versand
• Kein Fax oder Brief mehr
• Sicherer Datentransport
• Dokumentation direkt im PVS
• Keine Medienbrüche 

• TI-Anbindung mit Konnektor
• KIM-Dienst
• KIM-Adresse
• eHealth-Kartenterminal
• eHBA (elektronischer Heilberufsausweis) für qualifizierte Signatur
• SMC-B Karte (Praxisausweis)
• Praxissoftware mit eArztbrief-Modul

1. Brief im PVS erstellen
2. Mit dem eHBA qualifiziert digital unterschreiben
3. Über KIM-Dienst verschicken
4. Empfänger erhält die Nachricht über KIM

Alle KIM-Teilnehmer, also:

• Zahnärzte
• Ärzte
• KZVen
• Apotheken
• Krankenhäuser
• Psychotherapeuten, solange sie eine KIM-Adresse haben.

• PDF/A (Langzeitarchivierung)
• CDA (strukturierte medizinische Daten – optional)
• XML (bei bestimmten Standards)
• Zusätzlich strukturierte Inhalte wie Medikationsplan oder Befunde

• E-Mail = unsicher, nicht rechtsverbindlich
• eArztbrief = TI-geschützt, signiert, rechtssicher, Ende-zu-Ende-verschlüsselt
  
  Der eArztbrief erfüllt alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der ärztlichen Dokumentation.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt die herkömmliche Papierbescheinigung und wird digital an die Krankenkasse des Patienten übermittelt.

Seit dem 1. Januar 2022 müssen Vertragszahnärzte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch an die Krankenkassen übermitteln.

Ja. Wenn Zahnärzte eine Arbeitsunfähigkeit feststellen (z. B. nach einem chirurgischen Eingriff), sind sie zur Ausstellung und Übermittlung einer eAU verpflichtet.

Die eAU gilt für gesetzlich Versicherte Patienten. Privatversicherte erhalten weiterhin eine Bescheinigung in Papierform.

1. Die eAU wird in der Praxissoftware (PVS) erstellt
2. Die eAU wird mit dem eHBA elektronisch signiert
3. Übermittlung erfolgt via KIM-Dienst an die Krankenkasse
4. Der Patient informiert den Arbeitgeber über seine AU
5. Der Arbeitgeber ruft die eAU elektronisch bei der Krankenkasse ab

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/kim/eau 

• TI-Anbindung mit Konnektor
• Praxisausweis (SMC-B Karte)
• eHealth-Kartenterminal
• KIM-Dienst
• KIM-Adresse
• Praxissoftware mit eAU-Modul
• Heilberufsausweis (eHBA) zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES)

Ein Ausdruck der eAU ist nicht mehr notwendig, nur noch in Ausnahmefällen z. B. bei technischen Problemen im Ersatzverfahren oder auf Wunsch des Patienten. Dies ist insbesondere für Arbeitslose, Studierende und Schülerinnen und Schüler wichtig, da hier noch kein digitaler Empfang der Arbeitgeberdaten möglich ist. 

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/kim/eau 

Im Störfall kann im Ersatzverfahren die papiergebundene AU ausgestellt werden. Sobald die Technik wieder funktioniert, werden die eAUs wieder elektronisch versendet.

Bei kurzzeitigen Störungen können die eAUs innerhalb von 24 Stunden elektronisch nachgereicht werden, sofern der Patient nicht mehr in der Praxis war. Hält eine Störung länger an, muss die Praxis die AU in Papierform an den Patienten versenden, sodass dieser diese an die Krankenkasse versenden kann.

• Fehlende TI-/KIM-Verbindung
• Probleme mit der QES
• Nicht aktivierte eAU-Funktion im PVS
• Fehlender eHBA
• Probleme mit der KIM-Adresse

Für Privatversicherte wird weiterhin die klassische AU auf Papier ausgestellt – aktuell gibt es noch keine elektronische Übermittlung an Privatkassen.

Beispielsweise mit der Komfort- oder Stapelsignatur, mit dem eHBA der Person, die die eAU ausgestellt hat. Im Ersatzverfahren kann die SMC-B Karte zur Signatur verwendet werden.

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/kim/eau unter dem Punkt „Ersatzverfahren“.

Die eAU muss immer von der Person mit dem jeweiligen eHBA signiert werden, welche die eAU ausgestellt hat. Eine eAU dürfen, Zahnärzte, deren Vertreter und Assistent (mit eigenem eHBA) ausstellen.

Das Elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren (EBZ) ist ein digitales Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Heil- und Kostenplänen zwischen Zahnarztpraxen und Krankenkassen.

Das EBZ gilt für:

• Zahnersatz (ZE)
• Kieferorthopädie (KFO)
• Parodontitisbehandlungen (PAR)
• und andere genehmigungspflichtige Leistungen

Seit dem 1. Juli 2022 ist das EBZ bundesweit für Zahnärzte verpflichtend.

Es ersetzt die papierbasierte Einreichung der Heil- und Kostenpläne bei den Krankenkassen.

• Die Zahnarztpraxis erstellt den HKP in der Praxissoftware (PVS)
• Der HKP wird per KIM digital an die Krankenkasse übermittelt
• Die Krankenkasse sendet eine digitale Rückmeldung/Genehmigung
• Diese wird ins PVS importiert

• Schnellere Genehmigungsprozesse
• Keine Papieranträge und kein Postversand
• Bessere Nachverfolgbarkeit
• Weniger Rückfragen durch strukturierte Daten

• TI-Anbindung mit Konnektor
• Praxisausweis (SMC-B Karte)
• Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA)
• eHealth-Kartenterminal
• Praxisverwaltungssoftware mit EBZ-Modul
• KIM-Dienst (Kommunikation im Medizinwesen)
• KIM-Adresse

KIM (Kommunikation im Medizinwesen) ist der sichere E-Mail-Dienst, über den Anträge und Rückmeldungen zwischen Praxis und Krankenkasse ausgetauscht werden.

• Patientendaten
• Behandlungsplan (HKP)
• Befunde
• Therapievorschlag
• Geplante Kosten
• ggf. Begründungen

In der Regel zwischen 1-2 Tage – je nach Kasse und Komplexität. Teilweise erfolgt eine sofortige maschinelle Genehmigung.

Für das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren ist keine Stornierung eines Antrags vorgesehen. Kommt ein Antrag nicht zur Ausführung, weil die Patientin oder der Patient z. B. nicht wieder in der Praxis erscheint, ist keine Meldung an die Krankenkasse erforderlich. Soll ein Antrag korrigiert werden, ist ein neuer Antrag zu stellen und dieser mit dem Kennzeichen „Änderung eines Antrags“ zu versehen. In den Bereichen Kieferorthopädie und Verlängerung der UPT ist die Fehlerkorrektur eines Antrags nicht möglich. Hier ist das weitere Verfahren, ggf. die Stellung eines neuen Antrags, mit der Krankenkasse abzusprechen. Davon unberührt besteht im Bereich der Kieferorthopädie die Möglichkeit, eine Therapieänderung zu beantragen. 

• Ersatzverfahren nutzen. Der Papierausdruck des elektronischen Antrags (Stylesheet) wird an die Krankenkasse geschickt.
• Wichtig: Nach dem Versand des Papierantrags ist keine spätere Übermittlung per KIM zulässig.
• Meldung an IT-Dienstleister oder PVS-Anbieter, damit das bestehende Problem gelöst wird.
• Die Rückmeldung der Krankenkasse erfolgt ebenfalls auf Papier.
• Änderungen, Verlängerungen etc. sind elektronisch zu stellen, sofern die Technik wieder funktionsfähig ist.

Die Verantwortung für den reibungslosen Ablauf liegt bei:

• Der Zahnarztpraxis (korrekte Anwendung)
• Der Kassenzahnärztlichen Vereinigung (KZV) (Unterstützung & Abrechnung)
• Den Krankenkassen (digitale Rückmeldung)

Es wird empfohlen, den elektronischen Antrag erst dann zu stellen, wenn der Versicherte seine Zustimmung per Unterschrift auf der Patienteninformation bestätigt hat. Insoweit kann entsprechend der bisherigen Vorgehensweise verfahren werden, wenn der Antrag direkt von der Praxis und nicht über den Versicherten an die Krankenkasse versendet wurde.

Nein, der Patient oder die Patientin unterschreibt nicht den Antrag, sondern die Patienteninformation. Der Zahnarzt sollte dem Patienten eine Kopie der unterschriebenen Patienteninformation aushändigen.

Zukünftig sollen weitere Prozesse wie:

• Bewilligung von Mehrkostenvereinbarungen
• Verlaufsdokumentationen
• Nachsorgeanträge ebenfalls über das EBZ abgewickelt werden können.

Im KIM-Adressbuch. Durch das Einlesen der eGK erkennt das PVS durch die Institutskennung (IK), bei welcher Krankenkasse der Patient versichert ist. Dadurch wird bei Versenden des Antrags die KIM-Adresse der Krankenkasse automatisch ausgewählt.

Wenn die Krankenkasse vor ihrer Leistungsentscheidung einen Gutachter einschaltet, wird die Vertragszahnärztin oder der Vertragszahnarzt auch im EBZ über das Ergebnis der gutachterlichen Entscheidung informiert. Der Gutachter befürwortet die Behandlung: Die Krankenkasse übermittelt in ihrem Antwortdatensatz die Genehmigung nebst der Information „Gutachterlich befürwortet“.

Der Gutachter oder die Gutachterin lehnt die Behandlung ab: Die Krankenkasse lehnt im Antwortdatensatz die Behandlung mit der Begründung „Gutachterlich nicht befürwortet“ ab. Da der Vertragszahnarzt die Möglichkeit haben muss, ein Obergutachten einzuholen, wird der Antragsdatensatz nicht verändert. Die nachträgliche Genehmigung des bereits abgelehnten Plans nach einem Obergutachten ist möglich.

Der Gutachter empfiehlt Änderungen: Die Krankenkasse lehnt im Antwortdatensatz die Behandlung mit der Begründung „Gutachterlich teilweise befürwortet“ ab. Da der Vertragszahnarzt die Möglichkeit haben muss, ein Obergutachten einzuholen, wird der Antragsdatensatz nicht verändert. Die nachträgliche Genehmigung des bereits abgelehnten Plans nach einem Obergutachten ist möglich. Anstelle der Einholung eines Obergutachtens kann der Vertragszahnarzt einen neuen Antragsdatensatz auf der Grundlage des ursprünglichen Antragsdatensatzes (Kopierfunktion) mit den vom Gutachter empfohlenen Änderungen erstellen.

Das EBZ-Verfahren kommt bei Sonstigen Kostenträgern nicht zur Anwendung. Bei sonstigen Kostenträgern werden nun auch die in Anlage 14c zum BMV-Z vereinbarten eFormulare in Papierform genutzt. Die Formulare der Anlage 14a BMV-Z entfallen zum 1. April 2025. Die Papiervordrucke sind somit weder im vertragszahnärztlichen Bereich noch im Bereich der sonstigen Kostenträger zu verwenden.

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/kim/ebz unter dem Punkt „Verpflichtung“.

Eine digitale Aufbewahrung reicht aus. In § 8 Abs. 3 des Bundesmantelvertrags heißt es: „Der Vertragszahnarzt hat die Befunde, die Behandlungsmaßnahmen sowie die veranlassten Leistungen einschließlich des Tages der Behandlung mit Zahnbezug fortlaufend in geeigneter Weise zu dokumentieren. Die Dokumentation kann auch durch geeignete Verfahren in elektronischer Form erfolgen.“

Auch nach Einführung des EBZ gelten für die Krankenkassen die nach § 13 Abs. 3a SGB V vorgeschriebenen Bearbeitungsfristen.

Bei einem Änderungsantrag wird eine neue Antragsnummer generiert. Die Antragsnummer des ursprünglichen Antrags ist ebenfalls angegeben, damit eine eindeutige Zuordnung erfolgen kann.

Der Zahnarzt gibt die voraussichtliche Bonusstufe, basierend auf den ihm vorliegenden Angaben, im Antrag an. Die Krankenkassen werden die Versicherten nach wie vor zur Vorlage des Bonusheftes auffordern, wenn sie dies für die Festsetzung der Bonusstufe benötigen. Schon in der Praxis sollte dem Patienten geraten werden, der Krankenkasse zeitnah das Bonusheft oder einen Auszug aus dem eZahnbonusheft vorzulegen.

Weitere FAQs zum EBZ-Verfahren finden Sie bei der KZBV unter: www.kzbv.de/zahnaerzte/digitales/allgemeine-informationen/wichtige-fragen-und-antworten/

Die eEB ist der digitale Nachweis, dass ein Patient gesetzlich krankenversichert ist, auch wenn die elektronische Gesundheitskarte (eGK) nicht vorgelegt werden kann. Sie ersetzt temporär die eGK im Praxisalltag.

Wenn ein Patient keine eGK dabei hat, aber:

• Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse ist,
• Und der Praxisstammdatenabgleich (VSDM) nicht möglich ist.

Für Zahnärzte gilt, dass Sie in der Lage sein müssen, eine eEB anzunehmen und zu verarbeiten.

Für Ärzte gilt die Verpflichtung ab dem 1. Juli 2025 laut BVM-Ä.

• Kein Papierformular mehr notwendig
• Automatische Übernahme der Versichertendaten ins PVS
• Sicher und datenschutzkonform
• Schneller als manuelle Erfassung

• TI-Anbindung mit Konnektor
• KIM-Dienst
• KIM-Adresse
• Praxissoftware mit eEB-Modul
• eHBA (elektronischer Heilberufsausweis) für qualifizierte Signatur
• SMC-B Karte (Praxisausweis)
• Patient (Krankenkassen-App, Webportal oder definiertes Authentisierungsverfahren)

In der Regel für den aktuellen Behandlungstag bzw. bis der Versicherungsstatus über die eGK bestätigt wird.

Dann kann die Praxis wie bisher eine papierbasierte Ersatzbescheinigung einfordern. Der Patient muss innerhalb von 10 Tagen seine eGK nachreichen.

Nein, es gibt keine gesonderte Vergütung. Sie ist jedoch eine Effizienzmaßnahme, die Prozesse vereinfacht und Dokumentationsaufwand reduziert.

• Der Patient informiert die Zahnarztpraxis, dass seine eGK nicht verfügbar ist.
• Die Praxis fordert den Patienten auf, eine eEB bei seiner Krankenkasse über dessen App anzufordern.
• Der Patient wählt hierzu die Zahnarztpraxis aus, an die die eEB von der Krankenkasse via KIM versendet werden soll. 
  
  Die KIM-Adresse der Praxis kann in der App:
  • händisch eingegeben werden.
  • über eine Suchfunktion gesucht werden.
  • über den QR-Code der Praxis gescannt werden.
• Die eEB wird dann von der Krankenkasse über das sichere Übermittlungsverfahren KIM an die Praxis gesendet.
• Die Praxis kann die Daten aus der eEB in ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS) abrufen und für die Abrechnung nutzen.
• Die Abrechnung mit der Krankenkasse erfolgt dann über die eEB. 

Hinweis: Das Einverständnis der Patienten zur Übermittlung der personenbezogenen Daten gilt durch die vom Patienten initiierte Anfrage bei der Krankenkasse als implizit gegeben. Eine weitere Dokumentation seitens der Praxis ist nicht erforderlich.

KIM wird genutzt, um mit der Krankenkasse zu kommunizieren und die eEB verschlüsselt von der Krankenkasse zu empfangen. KIM ist das verbindliche Kommunikationsmittel in der TI.

Bei den jeweiligen Herstellern: medisign, Bundesdruckerei, T-Systems, SHC.   

Mehr Infos unter: www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/karten/smc-b unter dem Punkt “Bestellung”.

Die Ausgabe des eHBA für Zahnärzte erfolgt durch die jeweils zuständige Zahnärztekammer.

Mehr Infos unter: www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/karten/ehba unter dem Punkt “Bestellung”.

Der eHBA ist 5 Jahre gültig.

Da der eHBA in Ihrem Praxisverwaltungssystem eingerichtet werden muss, wenden Sie sich für die Einbindung und Freischaltung an Ihren PVS-Anbieter/IT-Dienstleister.

Nur der eHBA-Besitzer darf mit seinem eHBA signieren. Eine Weitergabe an eine andere Person ist untersagt, da mit dem eHBA eine rechtsgültige Unterschrift geleistet werden kann. 

Im Rahmen der neuen TI-Finanzierungsvereinbarung gibt es nur noch eine monatliche Gesamtpauschale, die sich nach folgenden Kriterien errechnet: www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/finanzierung

Nein. Sie können mit Ihrem eHBA keine Verordnungen anderer Zahnärzte signieren. Liegt kein eHBA vor, kann im Ersatzverfahren das Muster 16 verwendet werden. Bei der eAU ist im Ersatzverfahren die Signatur mit der SMC-B Karte möglich.

Der Verlust muss sofort bei der zuständigen Zahnärztekammer bzw. dem Kartenhersteller gemeldet werden. Der eHBA wird sofort gesperrt. Eine neue Karte muss beantragt werden. Währenddessen sind die Ersatzverfahren anzuwenden, bis der neue eHBA vorliegt.

Der eMP ist ein digital auf der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) gespeicherter Plan, der alle aktuellen Medikamente eines Patienten enthält – mit Dosierung, Einnahmehinweisen und Wirkstoffen. Ab März 2026 wird der eMP in die ePA für alle überführt.

• Der eMP ist ein strukturierter Medikationsplan, ideal für Patienten mit mindestens 3 oder mehr Medikamenten.
• Die eML ist eine laufend aktualisierte Übersicht über die aktuelle Medikation. Die Daten werden aus den verordneten E-Rezepten generiert. Seit April 2025 ist die eML Teil der ePA für alle.
  
  www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/emp/eml unter dem Punkt „Unterschied eML zum eMP in der ePA“.

Zahnärzte müssen vor Eingriffen wissen:

• Welche blutverdünnenden Medikamente eingenommen werden (z. B. Marcumar, ASS)
• Ob Wechselwirkungen mit verordneten Medikamenten möglich sind
• Ob bestimmte Medikamente vorab pausiert werden müssen

Ja, mit Einwilligung des Patienten dürfen Zahnärzte den eMP lesen, wenn sie an die TI angebunden sind.

• TI-Anbindung mit Konnektor
• SMC-B Karte (Praxisausweis)
• Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA)
• eHealth-Kartenterminal
• Praxissoftware mit eMP-Modul

• eGK des Patienten einlesen
• Patienten-Einwilligung einholen (mündlich oder digital dokumentiert)
• Zugriff mit eHBA + PIN (QES) durch den Zahnarzt

Der eMP ist freiwillig – liegt keiner vor, müssen die Medikamente wie bisher manuell erfragt und dokumentiert werden.

• Mehr Patientensicherheit bei Eingriffen
• Bessere Dokumentation
• Reduzierung von Medikationsfehlern
• Klare Abstimmung mit anderen Leistungserbringern (Hausarzt, Klinik)

Das eMP-Modul ist Voraussetzung für den Erhalt der vollen TI-Pauschale.
Zahnarztpraxen sind zur Nutzung und zur Befüllung nicht verpflichtet, das Modul muss jedoch für den lesenden Zugriff vorgehalten werden. 

Zugriff und Nutzung sind freiwillig, aber medizinisch sehr sinnvoll bei Risikopatienten.

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/emp/eml unter dem Punkt „Verpflichtung“.

Die Aufwendungen für die Weiterentwicklung der TI-Anwendungen sind in der monatlichen TI-Pauschale, wie das BMG sie festgelegt hat, dem Grunde nach enthalten und werden nicht durch Einzelpauschalen erstattet. Eine Erstbefüllung oder Aktualisierung der ePA, wie etwa durch Einstellen eines Zahnbonusheft-Eintrags, wird jedoch gesondert vergütet.

In die ePA können sowohl unstrukturierte Daten wie PDF/A-Dokumente als auch strukturierte Daten, wie zum Beispiel in Form von medizinischen Informationsobjekten (MIO), eingestellt werden. Der Upload von Bilddateien (JPEG, PNG, TIFF etc.) ist vorerst ausgeschlossen, soll aber in einer späteren Version der ePA ab Sommer 2025 ermöglicht werden. Sofern das verwendete Praxisverwaltungssystem (PVS) dies unterstützt, können bis zum Sommer 2025 Bilder in ein PDF/A-Dokument eingebettet in die ePA eingestellt werden.

Ja, zum Start der neuen ePA können Dokumente nur mit einer maximalen Größe von 25 MB hochgeladen werden. Überschreitet ein Dokument diese Grenze, muss es verkleinert werden. Perspektivisch wird es möglich sein, auch größere Dateien direkt in der ePA zu speichern.

Die bildgebende Diagnostik kann derzeit noch nicht adäquat in der ePA abgebildet werden. In Zukunft soll die ePA auch einen Zugriff auf Bilder in befundbarer Qualität ermöglichen. Aktuell können Bilder nur als PDF/A umgewandelt in die ePA eingestellt werden. Ab Sommer 2025 sind auch Bildformate wie JPEG, PNG, TIFF etc. möglich.

In die ePA können grundsätzlich nur Dateiformate eingestellt werden, die weniger anfällig für Viren und Schadsoftware sind. Andere Dateiformate werden von der ePA blockiert. Im Aktensystem selbst ist kein Virenscanner vorhanden. Zahnarztpraxen sind aber unabhängig von der ePA für die Sicherheit ihrer eigenen IT verantwortlich und müssen unter anderem die IT-Sicherheitsrichtlinie der KZBV umsetzen. Eine der darin festgelegten Anforderungen ist der Einsatz eines aktuellen Virenschutzprogramms.

Grundsätzlich gilt: Zahnarztpraxen müssen die ePA nur dann befüllen, wenn folgende Punkte erfüllt sind: Die Daten müssen

1. selbst erhoben worden sein,
2. aus der aktuellen Behandlung stammen und
3. in elektronischer Form vorliegen.
4. Zudem darf kein Widerspruch der Patientin oder des Patienten gegen das Einstellen vorliegen.
5. Ferner dürfen der Befüllung keine erheblichen therapeutischen Gründe oder Rechte Dritter entgegenstehen (im zahnärztlichen Bereich wird dies allerdings kaum zum Tragen kommen).

Zu den Dokumenten, die Zahnarztpraxen zum Start der ePA standardmäßig (d. h. außer im Falle des Widerspruchs der Patientin oder des Patienten) einstellen müssen, zählen zunächst vornehmlich Befundberichte über selbst durchgeführte Behandlungen, mit denen Dritte (insb. eine andere Ärztin oder ein anderer Zahnarzt) in Gestalt eines Arztbriefes oder eines vergleichbaren Berichts über einen Befund unterrichtet werden, nicht hingegen Befunddaten, die nur der internen Behandlungsdokumentation dienen. Die Anzahl dieser gesetzlich vorgeschriebenen Daten/ Befüllungen dürfte somit in Zahnarztpraxen zum Start der ePA eher gering ausfallen. Neben diesen standardmäßig in die ePA einzustellenden Dokumenten müssen zudem – wie auch schon bei der bisherigen Opt-in-ePA – weitere (selbst erhobene und elektronisch vorliegende) Behandlungsdaten aus der aktuellen Behandlung in die ePA eingestellt werden, wenn die Patientin oder der Patient dies wünscht bzw. verlangt (z. B. eZahnbonusheft-Eintrag). Die ebenfalls von der ePA umfassten Medikationsdaten wiederum fließen ohne Zutun der Praxen automatisch vom E-Rezept-Fachdienst in die ePA.

Damit gemeint ist das erstmalige Befüllen der ePA mit versorgungsrelevanten medizinischen Daten aus der konkreten aktuellen Behandlung des Versicherten. Ein erstmaliges Befüllen in diesem Sinne liegt vor, wenn – sektorenübergreifend – noch kein Arzt, Zahnarzt oder Psychotherapeut einen Eintrag in der ePA des Versicherten vorgenommen hat. Das heißt, wenn eine Zahnärztin oder ein Zahnarzt als erste oder erster eine Eintragung in die ePA vornimmt, kann sie oder er die BEMA-Position ePA1 abrechnen anstatt der Position ePA2. Das gilt auch dann, wenn es sich bei diesem allerersten Eintrag um den Eintrag ins eZahnbonusheft handelt. Der Anspruch auf bzw. die Verpflichtung zur Erstbefüllung ist dem Umfang nach auf den aktuellen Behandlungskontext beschränkt. Aufzeichnungen aus der praxiseigenen Behandlungsdokumentation zu früheren Behandlungen müssen in diesem Zusammenhang nicht übertragen werden.

Eine Erstbefüllung ist nur möglich, wenn noch keine medizinischen Daten in der ePA eines Versicherten gespeichert wurden.

Die elektronische Medikationsliste (eML) zählt nicht als Erstbefüllung, da sie automatisch über den E-Rezept-Fachdienst befüllt wird.

Generell ist eine Befüllung der ePA nur möglich, wenn die Daten:

• selbst erhoben worden,
• aus der aktuellen Behandlung stammen,
• in elektronischer Form vorliegen,
• der Patient bei bestimmten Behandlungsdaten deren Einstellung nicht widersprochen hat und bei anderen Behandlungsdaten die Einstellung wünscht/verlangt hat und keine erheblichen therapeutischen Gründe oder Rechte Dritter entgegenstehen.

Verpflichtend einzustellen sind:

• Elektronische Arztbriefe
• Laborbefunde (z. B. Speicheltest zur Kariesrisikobestimmung, Bestimmung von PAR-Keimen, histologische Untersuchungen)
• Befunddaten aus bildgebender Diagnostik
• Befundberichte aus invasiven und chirurgischen sowie nichtinvasiven oder konservativen Maßnahmen
• Verordnungs- und Dispensierdaten aus dem E-Rezept (werden automatisch vom E-Rezept-Server in die Medikationsliste der ePA übertragen)

Zum Infoblatt der KZBV

Auf Wunsch/Verlangen des Patienten können bzw. müssen folgende Daten eingestellt werden:

• Einträge ins eZahnbonusheft
• Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU)
• Heil- und Kostenplan (HKP)/PAR-Behandlungsplan
• Röntgenbilder (sofern diese im PVS und als PDF/A vorliegen)
• PSI-Formular
• Sonstige zahnmedizinisch relevante Dokumentation (z. B. Prophylaxe-Plan)

Nicht dazu gehören:

• Eine reine Beratung über die ePA
• Die Aushändigung von Informationsmaterial in Papierform
• Technische Unterstützung beim Einrichten

Zum Infoblatt der KZBV

Der Vertragszahnarzt hat bei einem Eintrag abzuwägen, ob dieser im Sinne einer einrichtungs-, fach- und sektorenübergreifenden Dokumentation von Relevanz ist.

Über die Gebührennummer ePA1 (BEMA).

Die Abrechnung ist pro Patienten und ePA nur einmal möglich, auch wenn erstmalig mehrere Sachverhalte in die elektronische Patientenakte übertragen werden.

Nicht abgerechnet werden kann die ePA1 in derselben Sitzung neben ePA2.

Nein, diese Positionen sind nicht kombinierbar.
Die EBM-Positionen 01647 und 01431 dienen Vertragsärzten als Abrechnungsziffern für Unterstützungsleistungen rund um die elektronische Patientenakte (ePA). Sie beziehen sich jeweils auf das Einstellen von Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext:

• 01647 = mit Patientenkontakt im Behandlungsfall
• 01431 = ohne Patientenkontakt, z. B. nur für Dokumente einstellen

→ Diese Leistungen überschneiden sich daher mit ePA1. Eine parallele Abrechnung ist nicht möglich.

Weitere Informationen zu den Ziffern finden Sie hier.

Dies kann beispielsweise vorkommen, wenn der Patient Dokumente in seiner ePA verborgen hat und dem Zahnarzt davon nicht erzählt.

In diesen Fällen kann die ePA1 von der KZVNR storniert werden, wenn die Krankenkasse die Abrechnung der ePA1 beanstandet hat. Stattdessen kann dann von der KZVNR die ePA2 (Aktualisierung) angesetzt werden.

Hinweis: Die Frist zur Beanstandung durch die Krankenkasse endet spätestens zwei Jahre nach Ende des Abrechnungsquartals.

Die Aktualisierung (BEMA-Position ePA2) ist die erneute Befüllung einer ePA, die zuvor schon von einem Leistungserbringer befüllt wurde.

• Wenn die ePA bereits durch einen Leistungserbringer befüllt wurde.
• Wenn eine ePA1-Abrechnung beanstandet und stattdessen ePA2 angesetzt wurde.
• Achtung: Nicht abgerechnet werden kann die ePA2 in derselben Sitzung neben der ePA1.

Die Aktualisierung kann pro Patient nur einmal je Sitzung abgerechnet werden – egal, wie viele Dokumente gleichzeitig in die ePA eingestellt werden.

Beispiel:

• Sie stellen in einer Sitzung drei neue Dokumente ein → eine Abrechnung ePA2.
• Sie stellen in drei verschiedenen Sitzungen jeweils neue Dokumente ein → pro Sitzung eine ePA2.

Das Hochladen entsprechender Daten, wie etwa eines Röntgenbildes, ist auf Wunsch der Patientinnen und Patienten geboten, wenn dem keine technischen Hürden entgegenstehen. Zahnärztinnen und Zahnärzte sind verpflichtet, ihre Patientinnen und Patienten über diese Möglichkeit zu informieren. Machen die Patientinnen und Patienten davon Gebrauch, müssen die Daten in die ePA übertragen und die Einwilligung in der Behandlungsdokumentation festgehalten werden. Analoge Röntgenbilder müssen nicht in die ePA eingestellt werden, weil sie nicht in elektronischer Form vorliegen.

Nein, in diesem Fall sind die oben beschriebenen Voraussetzungen nicht erfüllt. Das Einpflegen von Informationen in Papierform ist Aufgabe der Krankenkasse. Diese sind verpflichtet, innerhalb von 24 Monaten zweimal jeweils bis zu zehn Dokumente zu digitalisieren und einzustellen. Zudem können auch die Patientinnen und Patienten selbst Befunde einscannen und in der ePA speichern.

Nein, selbst wenn das Weglassen ein falsches Gesamtbild erzeugen könnte, ist grundsätzlich der Wunsch der Patientinnen und Patienten maßgeblich. Die ePA ist eine patientengeführte Akte, die Patientin oder der Patient entscheidet eigenverantwortlich, was in sein Aktensystem kommt. Ein Widerspruch gegen einzelne Datensätze ist derzeit nur bei einer Anwendung ausgeschlossen, dem digital gestützten Medikationsprozess. Hier können die Patientinnen und Patienten gegenüber ihrer Krankenkasse nur der gesamten Anwendung widersprechen.

Nein, Zahnarztpraxen können die Befüllung der ePA flexibel in ihre Arbeitsabläufe integrieren, weil die voreingestellte Zugriffszeit auf die Aktensysteme der Patientinnen und Patienten standardmäßig 90 Tage beträgt und die Patientinnen und Patienten bzw. die Gesundheitskarten für die Übertragung nicht physisch in der Praxis anwesend sein müssen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die Zugriffszeit von den Patientinnen und Patienten verkürzt oder verlängert werden kann. Es wird daher empfohlen, die medizinischen Daten zeitnah in die ePA zu übertragen. Sobald die Zugriffsberechtigung abgelaufen ist, können keine Daten mehr eingestellt werden. Sollten Patientinnen und Patienten während einer aktiven Zugriffsberechtigung ihren Widerspruch erklären, verzichten sie damit auf das Einstellen weiterer Daten in die ePA. Die Zahnarztpraxis kann und darf in diesem Fall nicht mehr mit der ePA interagieren.

Ja, die einzustellenden Daten werden mit Metadaten versehen. Das sind Zusatzinformationen wie der Name der Erstellerin/des Erstellers oder die Dokumentenart. Im Idealfall unterstützt das Praxisverwaltungssystem (PVS) bei der Eingabe dieser Metadaten durch entsprechende Voreinstellungen und befüllt bestimmte Felder automatisch. Zukünftig wird es zudem immer mehr Dokumente in einem einheitlichen und standardisierten Format geben, sogenannte medizinische Informationsobjekte (MIO), die automatisch im PVS angezeigt und weiterverarbeitet werden können. Das wird den Aufwand für die Zahnarztpraxen reduzieren.

Ja, alle zahnärztlichen PVS-Hersteller unterstützen das eZahnbonusheft als medizinisches Informationsobjekt (MIO) in der ePA, und auch die Krankenkassen sind verpflichtet, es in den jeweiligen ePA-Apps nutzerverständlich anzuzeigen. Einträge in das eZahnbonusheft müssen nur auf Wunsch der Patientinnen und Patienten in die ePA eingestellt werden. 

Ein Feature der neuen ePA ist die elektronische Medikationsliste (eML). Sie enthält eine Übersicht über alle verschriebenen und eingelösten E-Rezepte der Patientinnen und Patienten. Die Liste wird automatisch erstellt und mit den Daten aus dem E-Rezept-Fachdienst befüllt. Eine manuelle Befüllung seitens der Zahnarztpraxen ist nicht erforderlich und ein Einstellen von E-Rezepten nicht vorgesehen. Aufbauend auf der Medikationsliste wird ab Mitte 2025 der elektronische Medikationsplan (eMP) zur ePA hinzugefügt, der zusätzliche Informationen enthält. Weil der eMP in erster Linie der langfristigen medikamentösen Therapie dient, wird dieser in den Arztpraxen eine größere Rolle spielen als in den Zahnarztpraxen.

Nein, die ePA ersetzt nicht das anamnestische Gespräch, sondern ergänzt es. Die Medikationsliste bietet einen nicht zwingend erschöpfenden Überblick über die Medikation der Patientinnen und Patienten und enthält weder rezeptfreie Medikamente, die in Apotheken frei verkäuflich sind (OTC), noch solche, die nicht als E-Rezept ausgestellt worden sind.

Ja, zukünftig soll eine solche Übersicht mit der elektronischen Patientenkurzakte (ePKA) in die ePA integriert werden. Die ePKA wird wichtige Informationen zu den Patientinnen und Patienten sowie zur Anamnese enthalten und fußt unter anderem auf dem Notfalldatensatz, der derzeit im Rahmen des Notfalldatenmanagements (NFDM) direkt auf der Gesundheitskarte (eGK) der Patientinnen und Patienten gespeichert wird. Ziel der ePKA ist es, den Zugriff auf relevante Gesundheitsdaten weiter zu beschleunigen.

Nein, in die ePA werden ausschließlich Daten eingestellt, die im Rahmen der aktuellen Behandlung angefallen sind und in einem elektronischen Format vorliegen. Insoweit müssen – auch auf Verlangen der Patientinnen und Patienten – nicht eigens zur Befüllung der ePA Daten erhoben werden, die ansonsten im Rahmen der aktuellen Behandlung überhaupt nicht angefallen wären. Es werden nur Kopien der Originaldokumente in die ePA übertragen (z. B. in Form eines PDF/A). Eine separate „ePA-Dokumentation“ müssen Zahnärztinnen und Zahnärzte nicht führen, allerdings müssen sie bestimmte Dokumentationspflichten im Rahmen der ePA-Nutzung beachten.

Patientinnen und Patienten können Daten eigenständig über die ePA-App ihrer Krankenkasse in ihrer ePA speichern. Das können zum Beispiel Vitalwerte aus einer Smartwatch, Daten aus einer digitalen Gesundheitsanwendung (DiGA) oder alte Papierbefunde sein. Grundsätzlich sind die Patientinnen und Patienten frei in der Auswahl der Daten, die sie in ihre Akten hochladen. Sie entscheiden, was sie einstellen.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) kann auf Wunsch der Patientinnen und Patienten in die ePA eingestellt werden. Überweisungen werden derzeit noch auf Papier ausgestellt. Das Einstellen als PDF in die ePA ist möglich, aber nicht verpflichtend.

Nein, für Zahnarztpraxen gibt es aktuell keine Dokumente, die für das Einstellen in die ePA extra signiert werden müssen.

Nein, Zahnlabore sind nicht berechtigt, auf die ePA der Patientinnen und Patienten zuzugreifen. Falls entsprechende Daten in die ePA eingestellt werden sollen, kann dies nur über die Zahnarztpraxen oder die Patientinnen und Patienten selbst erfolgen. Im Übrigen sollten medizinische Dokumente grundsätzlich immer erst nach einer Erläuterung durch eine Zahnärztin bzw. einen Zahnarzt in die ePA eingestellt werden.

Die Krankenkassen stellen Leistungen, die ihre Versicherten in Anspruch genommen haben, in die ePA ein, wenn die Versicherten nicht widersprechen. Grundlage sind die jeweiligen Abrechnungsdaten. Das Zugriffsrecht der Krankenkasse auf die ePA ist auf diesen Zweck und das Einstellen von Daten begrenzt, die sie auf Wunsch der Patientinnen und Patienten digitalisiert haben. Auf die übrigen Daten in der ePA können sie nicht zugreifen.

Es gibt keine Vorgaben zur Art und Weise. Besondere Formerfordernisse sind nicht zu beachten. Zahnärztinnen und Zahnärzte können diese mündlich erfüllen oder etwa in Form eines Aushangs in der Praxis oder eines standardisierten Formulars.

Wenn Patientinnen und Patienten wünschen, dass die Zahnarztpraxis weitere medizinische Daten in die ePA einträgt, muss das Verlangen in der Behandlungsdokumentation festgehalten werden. Zudem ist auch ein ausgeübter Widerspruch der Patientinnen und Patienten gegen die Einstellung von Daten, die gesetzlich vorgeschrieben sind, zu dokumentieren.

Ja, das ist notwendig, weil in der ePA selbst nur protokolliert wird, welche Zahnarztpraxis auf die Daten zugegriffen hat. Idealerweise unterstützt das Praxisverwaltungssystem (PVS) über das Benutzermanagement die Dokumentation. Unabhängig von der ePA müssen Zahnarztpraxen zum Steuern der Zugriffe auf Patientendaten Benutzer und Rollen in der Praxissoftware einrichten. Das ist auch eine Anforderung der IT-Sicherheitsrichtlinie der KZBV.

Für besonders sensible medizinische Daten, beispielsweise zu sexuell übertragbaren Krankheiten, psychischen Diagnosen oder Schwangerschaftsabbrüchen, gelten besondere Informations- und Dokumentationspflichten. Diese betreffen naturgemäß aber vor allem die zuständigen Fachärztinnen und Fachärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten. Bevor solche Daten in die ePA aufgenommen werden, müssen die Patientinnen und Patienten informiert werden, dass sie der Speicherung und Übermittlung widersprechen können. Falls dann ein Widerspruch eingelegt wird, ist dieser in der Behandlungsdokumentation festzuhalten.

Mit dem Stecken der elektronischen Gesundheitskarte erhält die Zahnarztpraxis automatisch für 90 Tage Zugriff auf die ePA, wenn der Versichertenstammdatenabgleich erfolgreich war (hierdurch entsteht der Behandlungskontext). Zahnärztinnen und Zahnärzte müssen die Patientinnen und Patienten für den Zugriff nicht befragen oder eine zusätzliche Erlaubnis einholen. Außerdem können die Patientinnen und Patienten Zahnarztpraxen über die ePA-App ihrer Krankenkasse zum Zugriff berechtigen.

Der Zugriff ist standardmäßig auf 90 Tage voreingestellt. Patientinnen und Patienten haben jedoch die Möglichkeit, über ihre ePA-App den Zugriff frühzeitig zu beenden oder ein längeres Zeitfenster zu öffnen. Bei einem erneuten Praxisbesuch wird die Zugriffsdauer wieder auf 90 Tage verlängert, es sei denn, die Patientin oder der Patient hat über die ePA einen Zeitraum festgelegt, der zum Zeitpunkt des Praxisbesuches länger als 90 Tage ist. Dann ist der längere Zeitraum maßgeblich.

Nein, das ist nicht erforderlich. Die Basis der Behandlung bleibt das anamnestische Gespräch, aus dem sich fallspezifisch aus der (zahn)ärztlichen Sorgfaltspflicht ein Grund ergeben kann, bestimmte Dokumente oder Vorbefunde in der ePA einzusehen – beispielsweise, wenn die Patientin oder der Patient einen kürzlichen Krankenhausaufenthalt erwähnt hat. Ohne einen konkreten Anlass muss die ePA nicht eingesehen werden.

Nein, auch hier ist das Ergebnis des anamnestischen Gesprächs maßgeblich. Zudem haben die Patientinnen und Patienten eine Mitwirkungspflicht im Rahmen der Behandlung. Sie müssen auf behandlungsrelevante Einträge in der ePA hinweisen. Diese Daten können dann gezielt in der ePA gesucht werden. Eine Verpflichtung zur anlasslosen Durchforstung der gesamten ePA besteht für Zahnärztinnen und Zahnärzte nicht und ist darüber hinaus auch nicht geboten.

Das hängt von der Zugriffsberechtigung ab, die die Patientinnen und Patienten erteilt haben. Über die ePA-App können sie den Zugang nicht nur zeitlich, sondern auch inhaltlich einschränken. Unterschiedlichen Praxen können unterschiedliche inhaltliche Zugriffsmöglichkeiten erteilt werden. Auch ist es möglich, einzelne Dokumente so einzustellen, dass nur die Patientinnen und Patienten selbst diese sehen können.

Dafür müssen zwei Voraussetzungen gegeben sein. Zum einen muss eine Zugriffsberechtigung vorliegen, zum anderen müssen die Zahnärztinnen und Zahnärzte über den eigenen Konnektor (bzw. mittels der SMC-B der Praxis) auf die ePA zugreifen können. Vor allem der zweite Punkt wird bei mobilen Behandlungen normalerweise nicht erfüllt sein. In Bezug auf die Zugriffsberechtigung muss berücksichtigt werden, dass der erfolgreiche Versichertenstammdatenabgleich als Voraussetzung für den aktuellen Behandlungskontext nicht mit einem mobilen Kartenterminal hergestellt werden kann. Die Berechtigung muss also bereits vorliegen oder spontan über die ePA-App der Krankenkasse eingerichtet werden.

Die ePA kann zunächst mit Hilfe bestimmter Metadaten durchsucht und sortiert werden. Dazu gehören Informationen wie der Name oder die Erstellerin bzw. der Ersteller des Dokuments, die Fachrichtung der einstellenden Einrichtung, der Erstellungszeitpunkt oder der Dokumententyp. Voraussichtlich ab 2026 soll auch eine Volltextsuche über die Inhalte der ePA technisch möglich sein.

Das hängt vom eingesetzten Praxisverwaltungssystem (PVS) ab. Alle Hersteller sind jedoch verpflichtet, bestimmte Grundanforderungen umzusetzen. Dazu gehört zum Beispiel die Darstellung der Suchergebnisse in Form einer sortierbaren Liste. Zudem soll es Filtermöglichkeiten geben, mit der die Suche beispielsweise auf die neuesten Dokumente oder die eingestellten Unterlagen einer bestimmten Zahnärztin oder eines Arztes eingegrenzt werden kann. Außerdem soll das PVS dabei unterstützen, Duplikate zu vermeiden, indem Dokumente kenntlich gemacht werden, die bereits in der Behandlungsdokumentation der Patientinnen und Patienten gespeichert sind.

Grundsätzlich können Zahnärztinnen und Zahnärzte davon ausgehen, dass die vorhandenen Einträge in der ePA korrekt sind. Zu beachten ist allerdings, dass die ePA die Anamnese nur unterstützt und nicht ersetzt. Grundlage der Behandlung ist und bleibt das anamnestische Gespräch. Auf die Vollständigkeit der Daten kann nicht uneingeschränkt vertraut werden, allein schon, weil die Patientinnen und Patienten u. a. Löschungen vornehmen (lassen) können.

Nein, alle Fachärztinnen und Fachärzte sind weiterhin verpflichtet, den Überweisenden oder den Überweisungsempfangenden die erforderlichen Informationen auf direktem Weg zu übermitteln, zum Beispiel elektronisch per KIM. Das gilt entsprechend für Dokumente, die im Zuge eines (Zahn)Arztwechsels zu übermitteln sind. Daran ändert sich nichts. Die Befunde bzw. Befundberichte werden künftig nur zusätzlich als Kopie in der ePA abgelegt und können somit auch von anderen Behandelnden zu späteren Zeitpunkten eingesehen werden.

Ja, für den Zugriff auf die ePA muss aus rechtlichen Gründen mindestens ein eHBA in der Zahnarztpraxis vorliegen. Um mit der ePA arbeiten zu können, wird aus technischer Sicht jedoch nur die SMC-B (Praxisausweis) benötigt.

Ja, das ist möglich. In den Protokolldaten der ePA-App wird jede Aktion innerhalb der ePA dokumentiert, sodass die Patientinnen und Patienten sehen, welche Einrichtung zu welchem Zeitpunkt mit ihrer ePA interagiert und z. B. Daten heruntergeladen hat.

Ja, Inhalte, die von den Patientinnen und Patienten hochgeladen wurden, sind als solche gekennzeichnet.

Die Pflicht, Daten in die ePA einzutragen, besteht nur im Rahmen der aktuellen Behandlung. Darüber hinaus sind Zahnärztinnen und Zahnärzte nicht verpflichtet, Inhalte zu aktualisieren – eine Ausnahme bilden die Daten des elektronischen Medikationsplans (auf der eGK), der aber in erster Linie in Arztpraxen von Bedeutung ist.

Selbst eingestellte Daten können jederzeit korrigiert werden. Eine Korrektur von Daten, die andere Zahnärztinnen und Zahnärzte oder Ärztinnen und Ärzte eingestellt haben, ist dagegen nicht zulässig und technisch auch nicht möglich.

Falls Zahnärztinnen und Zahnärzte neue Inhalte im Rahmen einer aktuellen Behandlung einstellen, sind die Informationspflichten zu beachten. Die Patientinnen und Patienten können auf eine mögliche Notwendigkeit der Aktualisierung hingewiesen werden, eine Verpflichtung dazu besteht für Zahnarztpraxen aber nicht.

Nein, die ePA ist eine patientengeführte Akte. Zahnärztinnen und Zahnärzte dürfen Inhalte in der Regel nur auf Wunsch der Patientinnen und Patienten löschen. Nur versehentlich eingestellte Dokumente können ohne Rücksprache entfernt werden.

Zahnärztinnen und Zahnärzte sind verpflichtet, auf Wunsch der Patientinnen und Patienten Daten aus der ePA zu löschen. Das Löschverlangen muss für die Zahnarztpraxis aber zumutbar sein. Das bedeutet, dass die zu löschenden Daten klar benannt werden müssen, damit sie gezielt gefunden und aufwandsarm gelöscht werden können. Außerdem sollten die Patientinnen und Patienten bei Daten, die nicht in der Zahnarztpraxis selbst erhoben worden sind, an die jeweiligen Erstellenden verwiesen werden, weil diese die Folgen der Löschung besser einordnen und den Patientinnen und Patienten erklären können, ob die Löschung sinnvoll ist.

Eine Dokumentation ist nicht vorgeschrieben, kann aber sinnvoll sein, vor allem, wenn besonders relevante Gesundheitsdaten gelöscht werden. Im Übrigen muss das Praxisverwaltungssystem (PVS) die Löschung protokollieren.

Daten, die seitens der Zahnarztpraxis in die ePA eingestellt werden, werden im Regelfall zuvor in der praxiseigenen Behandlungsdokumentation gespeichert worden sein und liegen somit in der Praxis weiter vor. Falls die Patientinnen und Patienten nun Daten in der ePA löschen, bleiben diese Informationen im PVS der Praxis erhalten. Bei entscheidungsrelevanten Informationen sollten Zahnarztpraxen insofern darauf achten, dass die entsprechenden Daten im PVS dokumentiert sind, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Nein, die ePA ist als lebenslanger Speicher konzipiert. Sie kann unbegrenzt Daten aufnehmen und es gibt keine gesetzlich vorgeschriebenen Löschfristen. Die Dokumente werden nicht automatisch gelöscht, sondern nur auf ausdrücklichen Wunsch der Patientinnen und Patienten.

Mit der ePA-App ihrer Krankenkasse können die Patientinnen und Patienten ihre ePA selbst verwalten. Sie können medizinische Einrichtungen für den Zugriff berechtigen, Widersprüche erteilen oder widerrufen sowie in Anspruch genommene Leistungen und Zugriffe anhand der Protokolldateien einsehen. Zudem können sie Dokumente selbst hochladen, anzeigen, verbergen und löschen oder eine Vertretung einrichten.

Wenn die Patientinnen und Patienten die ePA-App ihrer Krankenkasse nutzen, ist das grundsätzlich möglich.

Für die Nutzung der ePA-App kann auch ein PC verwendet werden. Es ist aber auch eine Nutzung der ePA ohne ePA-App möglich, die Patientinnen und Patienten müssen dann aber mit Einschränkungen leben. Zugriffe und Widersprüche können dann nur über die Ombudsstellen der Krankenkassen verwaltet und Daten weder eingesehen noch hochgeladen oder gelöscht werden. Eine Alternative zur eigenen ePA-App ist die Benennung einer Vertrauensperson, welche die ePA für die Person ohne ePA-App verwaltet. Das funktioniert über die ePA-App der Krankenkasse der zu vertretenden Person. Die Vertretung verfügt dann über die gleichen Rechte, kann die ePA aber nicht löschen und keine weiteren Vertretungen benennen oder widerrufen.

Gesetzlich Versicherte, sorgeberechtigte Vertreterinnen und Vertreter können sich selbst als Vertretung für die eigenen Kinder in der ePA-App anlegen und somit die ePA stellvertretend für ihre Kinder führen. Sie können dann alle Daten und Unterlagen ihrer Kinder in der ePA selbst verwalten.

Privatversicherte ohne elektronische Gesundheitskarte (eGK) können sich über die App ihrer privaten Krankenversicherung identifizieren. Diese enthält eine Funktion (Online-Check-In), mit der die Krankenversichertennummer an die Zahnarztpraxis übermittelt und somit der Zugriff auf die ePA ermöglicht wird. 

Die Patientinnen und Patienten können der ePA insgesamt widersprechen oder dediziert Widerspruch einlegen bei Zugriffsrechten, gegen das Einstellen von Dokumenten, gegen das Speichern von Abrechnungsdaten der Krankenkassen und gegen die Weitergabe von Daten aus der ePA zu Forschungszwecken. 

Krankenkassen können die Funktionen von ePA und E-Rezept in ihre bestehenden Apps integrieren. Ob die jeweilige Krankenkasse das anbietet, müssen die Patientinnen und Patienten dort erfragen. Die E-Rezept-App der gematik bleibt als eigenständige App bestehen und bietet keinen Zugriff auf die ePA.

Beim Wechsel der Krankenkasse wird die ePA der Patientinnen und Patienten zum Aktensystem der neuen Krankenkasse sicher übertragen, sodass keine Daten verloren gehen. Auch die erteilten Zugriffsrechte und Widersprüche werden dabei übernommen und müssen nicht erneut vergeben werden. Das gilt für Wechsel innerhalb der gesetzlichen Krankenversicherung, aber auch für Wechsel zwischen gesetzlichen Krankenkassen und privaten Krankenversicherungen (wenn diese ihren Versicherten eine ePA anbieten).

In der Zahnarztpraxis werden die Daten für die ePA mit dem zertifizierten und zugelassenen Praxisverwaltungssystem (PVS) erfasst. Der Zugriff auf die ePA erfolgt über die Telematikinfrastruktur (TI). Dabei muss sich die Zahnarztpraxis mithilfe ihrer SMC-B (Praxisausweis) als zugriffsberechtigt ausweisen. Nach erfolgreicher Authentifizierung wird ein sicherer Kanal zwischen Praxiscomputer und ePA hergestellt, durch den die Daten verschlüsselt in das Aktensystem übertragen und dort wiederum verschlüsselt abgelegt werden. Nur die Inhaberin oder der Inhaber der ePA und die von ihr oder ihm autorisierten Behandelnden haben Zugang zu diesen Daten, wobei bei der Vergabe der Zugriffsrechte erneute Authentifizierungsschritte erfolgen müssen (Einlesen der Gesundheitskarte in der Praxis).

Der Verlust einer elektronischen Gesundheitskarte (eGK) muss der Krankenkasse gemeldet werden. Diese sperrt die Karte, sodass sie auch nicht mehr für den Zugriff auf die ePA genutzt werden kann. Zudem ist der Zugang zur ePA über die App geschützt. Eine „Finderin“ oder ein „Finder“ könnte mit der eGK allein nicht auf die Daten in der ePA zugreifen. Auf die ePA selbst hat der Verlust der Karte keinen Einfluss und sie kann, sofern noch gültige Berechtigungen bestehen, von den Zahnarztpraxen weiter genutzt werden.

Das ist Aufgabe der Krankenkassen.

Die Krankenkassen bzw. die Unternehmen, die im Auftrag der Krankenkassen die Aktensysteme betreiben, sind für die Datenverarbeitung und den Datenschutz verantwortlich. Für Fragen zum Datenschutz in der ePA müssen sich die Patientinnen und Patienten an die Datenschutzbeauftragten der jeweiligen Krankenkassen wenden.

Die Daten in den ePA-Aktensystemen sind verschlüsselt auf Servern gespeichert, die bundesweit von derzeit zwei Unternehmen im Auftrag der Krankenkassen bereitgestellt werden. Beide Unternehmen betreiben mehrere Rechenzentren an verschiedenen Standorten in Deutschland, die einer umfassenden Sicherheitsüberprüfung unterzogen wurden.

Grundsätzlich gilt: Die Zahnarztpraxen sind nur für den Schutz der Patientendaten in der Praxis zuständig, einschließlich der Sicherung des Konnektors vor unbefugtem Zugriff. Die Verantwortung für die Sicherheitsfunktionalität des Konnektors liegt beim Hersteller, der zusammen mit dem VPN-Zugangsdiensteanbieter, der die Sicherheit der Übertragungsstrecke sicherstellt, und der gematik auch die Sicherheit der Datenübertragung in die ePA sicherstellen muss. Für den Datenschutz in der ePA selbst sind die Krankenkassen zuständig.

Bei bestimmungsgemäßer Nutzung der ePA und der für den Zugriff notwendigen Komponenten der TI (Konnektor, Kartenterminal usw.) besteht für Zahnarztpraxen kein zusätzliches Haftungsrisiko.

Nein, die Datenschutzerklärung muss in Bezug auf die ePA nicht zwingend angepasst werden.

Die Patientinnen und Patienten sind berechtigt, eine Kopie ihrer Behandlungsdokumentation in ihre ePA einstellen zu lassen. Zahnarztpraxen sollten daher darauf achten, dass persönliche Vermerke nicht in die Akte aufgenommen oder vor dem Transfer gelöscht werden.

Daten werden nicht in die ePA eingestellt, soweit erhebliche therapeutische Gründe oder Rechte Dritter entgegenstehen. Ausnahmen sind auch für den Fall denkbar, dass durch das Speichern der Daten in der ePA eine konkrete Gefahr für die Patientinnen und Patienten entstehen könnte. All dies wird in der Zahnarztpraxis eher selten zum Tragen kommen.

Nach Vorgabe des Gesetzgebers müssen:

• elektronische Arztbriefe (Hier drunter können auch z. B. Überweisungen mit einem Vorbefund fallen),
• Laborbefunde (z. B. Speicheltest/histologische Untersuchungen),
• Befunddaten aus bildgebender Diagnostik,
• Befundberichte aus invasiven und chirurgischen sowie nichtinvasiven oder konservativen Maßnahmen und
• Verordnungs- und Dispensierdaten aus dem E-Rezept (werden automatisch vom E-Rezept-Server in die Medikationsliste der ePA übertragen)

in die ePA übertragen werden. 

Das heißt aber nicht, dass jeder Befund/Überweisung die in der Praxis erhoben/erstellt wurde in die ePA gestellt werden muss. 

Die ePA soll nicht zugemüllt werden, daher sind Befüllungsvoraussetzungen vereinbart worden.

Voraussetzung für die Befüllung ist, dass

• der Patient der Einstellung der Daten nicht widersprochen hat,
• die Daten für einen weiteren Behandler relevant sind,
• die Daten in elektronischer Form vorliegen (Also mit wenigen Klicks aus Ihrem PVS in die ePA hochgeladen werden können) und
• die Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext stammen.

Ist eine dieser Voraussetzungen nicht erfüllt, muss die ePA nicht befüllt werden!

Sie hinterlegen dann nur die Daten wie bisher in Ihrer Behandlungsdokumentation.

Generell gilt:
In die ePA gehört das, was heute schon Kollegen und Kolleginnen in einem eArztbrief oder anderen Dokumenten berichtet wird – also Informationen, die für die weitere Behandlung relevant sein können. Das können z. B. Befundberichte, Bildbefunde oder OP-Dokumentationen sein.

Sie werden die ePA also nur in einem geringen Maß befüllen.

Neben den vom Gesetzgeber vorgegebenen Daten, können auch Daten auf Wunsch des Patienten eingestellte werden.

Dazu zählen:

• Einträge ins eZahnbonusheft
• Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU)
• Heil- und Kostenplan (HKP)/PAR-Behandlungsplan
• Röntgenbilder (sofern diese im PVS und als PDF/A vorliegen)
• PSI-Formular
• Sonstige zahnmedizinisch relevante Dokumentation (z. B. Prophylaxe-Plan)

Hier gelten ebenfalls die Voraussetzungen,

• dass die Daten in elektronischer Form vorliegen (Also mit wenigen Klicks aus Ihrem PVS in die ePA hochgeladen werden können)
• und die Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext stammen.

Hinweis: Sie müssen dokumentieren, wenn Daten auf Wünsch des Patienten eingestellt werden oder wenn dieser der Einstellung aktiv widersprochen hat.

Dieser Fall tritt ein, wenn

• Sie z. B. noch mit einer Papier Akte arbeiten.
• Ihr Praxisverwaltungssystem technisch noch nicht in der Lage ist, die Daten im vorgegebenen Format zu erstellen oder die Daten mit wenigen Klicks in die ePA einzustellen.
• Sie sich zusätzliche Module anschaffen müssen, z. B. eArztbrief oder eZahnbonusheft.

Der Bildbefund ist die Befundung des vorliegenden Röntgenbildes, man kann auch hier von einem eArztbrief sprechen, den Sie an einen Kollegen zur Weiterbehandlung per KIM versenden würden. 

Das Röntgenbild ist eine reine Bilddatei. Bilddateien können in der jetzigen Ausbaustufe der ePA noch nicht eingestellt werden, daher ist das einstellen des Röntgenbildes derzeit nicht verpflichtend. 

Sollte Ihr Praxisverwaltungssystem in der Lage sein das Röntgenbild in ein sogenanntes PDF/A Format umzuwandeln, dann könnten Sie das Bild in diesem Format auf Wunsch des Patienten in die ePA einstellen.

Ist dies nicht möglich, dann verfahren Sie wie früher, dass Sie das Bild per KIM z. B. an den MKG versenden oder Sie dem Patienten das Bild auf einer CD/DVD mitgeben.

Das kommt auf die Überweisung an.

Handelt es sich um eine Überweisung ohne einen Vorbefund, weil es sich z. B. um ein reines Beratungsgespräch handelt, dann muss diese Information nicht in die ePA gestellt werden.

Lieg der Überweisung ein Vorbefund vor, der für den weiteren Behandler relevant ist, dass würden Sie diese Informationen wieder in die ePA einstellen, sofern:

• Der Patient der Einstellung der Daten nicht widersprochen hat
• In elektronischer Form vorliegen (Also mit wenigen Klicks aus Ihrem PVS in die ePA hochgeladen werden können)
• Und die Daten aus dem aktuellen Behandlungskontext stammen

Ja. Sie müssen nur Daten in die ePA einstellen, wenn diese in elektronischer Form vorliegen und wenn diese mit wenigen Klicks in die ePA übertragen werden können.

Da Ihr Praxisverwaltungssystem derzeit nur in der Lage ist Ihnen Einträge in das eZahnbonusheft zu ermöglichen, dann stellen Sie diese Informationen ein sofern der Patienten dies wünscht. Denke Sie daran den Wunsch des Patienten zu dokumentieren.

Verpflichtend einzustellende Daten in die ePA

• elektronische Arztbriefe (Hier drunter fallen auch z. B. Überweisungen mit einem Vorbefund)
• Laborbefunde (z. B. Speicheltest/histologische Untersuchungen)
• Befunddaten aus bildgebender Diagnostik
• Befundberichte aus invasiven und chirurgischen sowie nichtinvasiven oder konservativen Maßnahmen
• Verordnungs- und Dispensierdaten aus dem E-Rezept (werden automatisch vom E-Rezept-Server in die Medikationsliste der ePA übertragen)

Wenn Sie alle Fragen mit „ja“ beantworten können und der Patient nicht widersprochen hat stellen Sie die Daten in die ePA ein.

Auf Wunsch des Patienten einzustellende Daten

• Einträge ins eZahnbonusheft
• Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU)
• Heil- und Kostenplan (HKP)/PAR-Behandlungsplan
• Röntgenbilder (sofern diese im PVS und als PDF/A vorliegen)
• PSI-Formular
• Sonstige zahnmedizinisch relevante Dokumentation (z. B. Prophylaxe-Plan)

Wenn Sie alle Fragen mit „ja“ beantworten können stellen Sie die Daten in die ePA ein.

Das E-Rezept ist das elektronische Rezept zur Verordnung von verordnungspflichtigen Arzneimitteln. Es ersetzt das bisherige rosa Papierrezept (Muster 16) und wird digital erstellt, signiert und übermittelt.

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/e-rezept 

Seit dem 1. Januar 2024 ist das E-Rezept für Vertragszahnärzte verpflichtend für die Verordnung von verschreibungspflichtigen Medikamenten.

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/e-rezept unter dem Punkt Verpflichtung.

Zahnärzte müssen das E-Rezept für verschreibungspflichtige Arzneimittel ausstellen. Nicht betroffen sind:

• Nicht apothekenpflichtige Flourid-Monopräparate
• BtM-Rezepte, T-Rezepte
• Verordnung von sonstigen nach § 31 SGB V einbezogenen Produkten (z. B. Verbandmittel und Teststreifen)
• Verordnung von Sprechstundenbedarf
• Verordnung von Hilfsmitteln
• Verordnungen zulasten von sonstigen Kostenträgern
• Verordnungen für GKV-Versicherte, wenn keine Versichertennummer vorhanden ist (bei Erfassung von VSD im Ersatzverfahren)
• Verordnungen von digitalen Gesundheitsanwendungen

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/e-rezept unter dem Punkt „Übersicht der E-Rezepttypen“.

Folgende technische Voraussetzungen sind notwendig:

• TI-Anbindung mit Konnektor
• Praxissoftware mit E-Rezept Modul
• eHealth-Kartenterminal
• SMC-B (Praxisausweis)
• eHBA (elektronischer Heilberufsausweis für qualifizierte Signatur)
• Medikationsdatenbank (empfehlenswert)

1. Medikament im PVS auswählen
2. E-Rezept digital erstellen
3. Per eHBA signieren
4. E-Rezept wird in die TI hochgeladen
5. Patient erhält Zugang über die E-Rezept-App, Ausdruck mit QR-Code, via eGK in der Apotheke oder per CardLink bei Online-Apotheken
   
   www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/e-rezept unter dem Punkt „Praxisbeispiel“.

Ja, Patienten ohne Smartphone oder App können einen Papierausdruck mit QR-Code (Token) erhalten, der in der Apotheke gescannt wird.

Bei Störungen in der TI oder der Technik kann übergangsweise im Ersatzverfahren Muster 16 verwendet werden. 

Ist keine digitale Ausstellung möglich, kann Muster 16 verwendet werden. Alternativ kann später ein E-Rezept nachgereicht werden, wenn die technische Möglichkeit wieder besteht.

Nein, aktuell ist es nicht verpflichtend, es ist aber optional möglich. Privatpatienten können das E-Rezept nutzen, sofern die Krankenkasse ihnen eine GesundheitsID und den sogenannten „Online-Checkin“ anbietet.

Ja, PVS-Anbieter und die gematik bieten Webinare, Anleitungen und Support an. Auch Online-Demos und Videos sind verfügbar.

Mit der Elektronischen Gesundheitskarte oder mit dem Token-Ausdruck in der Apotheke, über eine App der gematik und bei Online-Apotheken mit den CardLink-Verfahren.

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/e-rezept unter dem Punkt „Einlösewege“.

Privatrezepte können ebenfalls als E-Rezept ausgestellt werden, sofern das Praxisverwaltungssystem dies bereits umgesetzt hat.

Ein E-Rezept darf vom Zahnarzt, von Vertretern und Assistenten (mit eigenem eHBA) ausgestellt und signiert werden. Das E-Rezept muss von der Person signiert werden, welche auch die Verordnung ausgestellt hat. 

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/e-rezept unter dem Punkt „Ausstellen von E-Rezepten im Vertretungsfall“.

1. Prüfen Sie, ob Probleme in der TI vorliegen: fachportal.gematik.de/ti-status/stoerungen. 

   Sie können auch den WhatsApp-Kanal der gematik abonnieren, um über aktuelle Störungen direkt informiert zu werden: www.whatsapp.com/channel/0029VaHGwpr1NCrNzki0HA01)

2. Wenn keine TI-Störung vorliegt, kontaktieren Sie Ihren IT-Dienstleister

Wenn eine Zahnarztpraxis nicht den Nachweis führen kann, dass die erforderliche Technik vorgehalten wird, ist neben einer 50%-Kürzung der monatlichen TI-Pauschale auch  eine Honorarkürzung in Höhe von 1% zu berücksichtigen. Eine Kürzung erfolgt solange, bis der Nachweis erbracht wurde.

Grundsätzlich ist es möglich, weiterhin das Papierrezept (Muster 16) zu verwenden. Hierbei handelt es sich um ein Ersatzverfahren, das in der Regel nur zu verwenden ist, wenn keine Verbindung zur Telematikinfrastruktur möglich ist, sei es aufgrund technischer Defekte, da der Verordnungstyp noch nicht als E-Rezept verordnet werden kann oder bei Haus- und Heimbesuchen und Sprechstundenbedarf.

Auch bei Verlust oder Sperrung des eHBA kann im Ersatzverfahren das Muster 16 verwendet werden.

1. Arzneimitteldatenbank

Soweit es keinen Anschluss an die Arzneimitteldatenbank gibt, kann im Freitext verordnet werden. Eine weitere Möglichkeit ist die strukturierte Wirkstoffverordnung (Fertigarzneimittel ohne Hersteller).

2. Freitextverordnung

Die PZN-Nr. (Pharmazentralnummer) ist nicht in dem Freitext-Verordnungsfeld anzugeben.

 Zur Info der gematik

3. Unterzeichner des E-Rezepts

Vertragszahnärzte und angestellte Zahnärzte können E-Rezepte signieren.

Die verordnende Zahnärztin/der verordnende Zahnarzt ist auch zwingend die signierende Zahnärztin/der signierende Zahnarzt. Keine Veränderung der vorherigen Vorgehensweise. Die händische Unterschrift wird hier nur durch eine digitale Signatur ersetzt.

Jede ausstellende Zahnärztin/jeder ausstellende Zahnarzt benötigt hier einen elektronischen Zahnarztausweis.

Hinweis: Mit der Komfortsignatur können bis zu 250 Dokumente über einen Zeitraum von 24 Stunden bei einmaliger Pin-Eingabe signiert werden.

4. Packungsgrößen

Zu Packungsgrößen von zahnärztlichen Arzneimitteln kann grds. keine Auskunft gegeben werden. Bei der Verordnung ist jedoch auf die Wirtschaftlichkeit zu achten.

Weiterführende Informationen finden Sie unter:

• Von der Arzneimittelkommission Zahnärzte:

https://www.bzaek.de/fileadmin/PDFs/iza_pdf/IZA.pdf

• Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte:

https://www.bfarm.de/DE/Arzneimittel/Arzneimittelinformationen/Packungsgroessen/_node.html

5. Fluorid-Präparate

Fluorid-Monopräparate können als nicht-apothekenpflichtige Arzneimittel voraussichtlich als E-Rezept ab Sommer 2026 verordnet werden.

Fluorid-Kombinationspräparate mit Vitamin D können als apothekenpflichtiges Arzneimittel mit dem E-Rezept verordnet werden.

6. Anzahl der Verordnungen

Es ist ein E-Rezept je Verordnung auszustellen.

Es können jedoch in einem Sammelcode bis zu drei Verordnungen zusammengefasst werden.

7. Tokenausdruck

Der Tokenausdruck kann sowohl auf DIN A4 oder DIN A5 erfolgen.

8. Korrekturmöglichkeit

Eine Korrekturmöglichkeit des E-Rezepts besteht nicht. Es kann nur gelöscht werden. Eine Löschung kann nur erfolgen, wenn noch keine Zuweisung an eine Apotheke erfolgt ist.

9. Löschung von E-Rezepten

Auf dem zentralen Fachdienst werden E-Rezepte nach 100 Tagen nach Einlösung gelöscht.

Nicht eingelöste Rezepte werden automatisch zehn Tage nach Ablauf der Rezeptgültigkeit (Datum der Rezeptausstellung + 92 Kalendertage) gelöscht.

In der Regel ist von einer Gültigkeit von 28 Tagen auszugehen, vgl. Arzneimittelrichtlinie. Danach können diese E-Rezepte als Privatrezepte bis zu drei Monaten abgerufen werden.

 10. Sonstige technische Fragen 

Bei weiterführenden technischen Fragen kann ggfs. der jeweilige PVS-Hersteller weiterhelfen.

Eine eSignatur ersetzt die handschriftliche Unterschrift im digitalen Raum. Sie wird genutzt, um digitale Dokumente rechtsverbindlich zu signieren, z. B. eAU, E-Rezept oder Einträge in der elektronischen Patientenakte (ePA).

Es gibt drei Stufen:

• Einfache Signatur: z. B. ein eingescanntes Bild einer Unterschrift
• Fortgeschrittene Signatur: eindeutig einer Person zugeordnet
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): höchste Sicherheitsstufe, gesetzlich der handschriftlichen Signatur gleichgestellt

Die QES (qualifizierte elektronische Signatur) ist bei Anwendungen wie der eAU oder dem E-Rezept verpflichtend.

Mit dem elektronischen Heilberufsausweis (eHBA), einem eHealth-Kartenterminal und einer Signaturkomponente, die im Konnektor integriert ist. Die Signatur erfolgt per PIN-Eingabe und ist eindeutig auf den Zahnarzt personalisiert.

• Einzelsignatur
• Stapelsignatur
• Komfortsignatur

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/esignaturen unter dem Punkt „Unterschied zwischen Einzel-, Stapel- und Komfortsignatur“.

• Dokument (z. B. eAU oder E-Rezept) erstellen
• Signieren mit eHBA (per Komfort- oder Stapelsignatur)
• Dokument wird verschlüsselt über die TI übermittelt (z. B. über KIM bei der eAU)

Das eZahnbonusheft dokumentiert die jährlichen zahnärztlichen Vorsorgeuntersuchungen digital statt wie bisher auf Papier. Es wird in der elektronischen Patientenakte (ePA) gespeichert.

Ja, das eZahnbonusheft kann auch in der neuen ePA für alle verwendet werden.

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/ezahnbonusheft

Durch regelmäßige Vorsorge (nachgewiesen über das eZahnbonusheft) erhalten gesetzlich Versicherte höhere Zuschüsse beim Zahnersatz – bis zu 75 % der Kosten bei lückenloser Dokumentation über 10 Jahre.

Die Dokumentation erfolgt durch die Zahnarztpraxis, nach Zustimmung des Patienten, direkt in dessen elektronischer Patientenakte (ePA).

• TI-Anbindung mit Konnektor
• SMC-B Karte (Praxisausweis) zur Signatur
• eHealth-Kartenterminal
• ePA- und eZahnbonusheft-Modul in der Praxissoftware

• Patient bringt seine elektronische Gesundheitskarte (eGK) mit
• Zahnarzt ruft die ePA auf
• Vorsorge wird digital mit Einwilligung des Patienten eingetragen und elektronisch signiert
  
  www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/ezahnbonusheft unter dem Punkt „Wie kann das Zahnbonusheft in der ePA genutzt werden“.

Nein. Das digitale Heft ersetzt das analoge vollständig – auf Wunsch des Patienten kann jedoch ein Papierausdruck erstellt werden.

Das eZahnbonusheft ist seit dem 1. Januar 2022 technisch möglich. Die flächendeckende Nutzung hängt jedoch vom ePA-Zugang des Patienten und der technischen Ausstattung der Praxis ab. Seit dem 29. April 2025 kann das eZahnbonusheft auch in der ePA für alle genutzt werden.

• Keine Stempel oder manuelle Heftführung mehr
• Weniger verlorene Bonushefte
• Verbesserte Dokumentation und rechtssichere Archivierung
• Zeitersparnis im Verwaltungsablauf

Nein. Die Nutzung ist freiwillig, wird aber zunehmend gefördert und perspektivisch Teil der digitalen Patientenkommunikation im Rahmen der ePA.

Füllen Sie die Eigenerklärung im myKZV-Portal oder den Papierantrag auf kzvnr.de aus
www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/finanzierung unter dem Punkt „Finanzierung beantragen“.

Eine Übersicht der TI-Pauschalen finden Sie hier: www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/finanzierung

Quartalsweise für jeden Monat nach Beantragung. 

Die Auszahlung der Pauschalen erfolgt nach dem Eingang der Eigenerklärung zum 23.01., 23.04., 23.07. und 23.10. Berücksichtig wird der Zeitraum bis zum letzten Tag des Quartals, in dem Sie die Eigenerklärung eingereicht haben. Ohne diesen Nachweis erfolgt keine Zahlung der TI-Pauschale! 

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/finanzierung unter dem Punkt „Finanzierung beantragen“.

Nein. Eine rückwirkende Zahlung der Pauschalen bei verspäteter Einreichung der Eigenerklärung ist nicht möglich, da die KZV Nordrhein angesichts der zwingenden gesetzlichen Vorschriften keinerlei Ermessenspielraum hat. 

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/finanzierung unter dem Punkt „Finanzierung beantragen“.

Bei einem Umzug der Praxis müssen Sie die TI-Eigenerklärung erneut einreichen, da sich der Standort der Praxis geändert hat.

Bei einem Praxisumzug und bei Änderung der Praxiskonstellation, sofern sich die Abrechnungsnummer geändert hat.

Die GesundheitsID ist eine digitale Identität, mit der sich Versicherte und Gesundheitsberufler sicher im digitalen Gesundheitswesen ausweisen können – z. B. beim Zugriff auf die elektronische Patientenakte (ePA) oder bei künftigen Online-Diensten.

• eHBA = Digitale Identität für Zahnärzte / Ärzte / Apotheker
• GesundheitsID = Meist im Patientenkontext verwendet (z. B. App-Login)
  Beide dienen der sicheren Identifikation im Gesundheitswesen, sind aber für unterschiedliche Rollen gedacht.

Die gematik und Kammern planen, digitale Identitäten in Apps und Online-Portalen zu integrieren. Damit sollen Zahnärzte sich ohne Karte, aber sicher, z. B. über Smartphones, anmelden können – etwa mit Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Die Erstellung des E-Rezeptes oder die Abrechnung mit der Krankenkasse erfolgt immer über die Krankenversicherungsnummer (KVNR). Sie ist deshalb ein zentraler Bestandteil meiner digitalen Identität. Damit ich beispielsweise digitale Dienste nutzen kann, bedarf es einer sicheren Möglichkeit, mich als Versicherten zu authentifizieren. Dies erfolgt über die GesundheitsID. Für sie wird ein hohes Vertrauensniveau gefordert, welches ansonsten nur die Online-Ausweisfunktion des Personalausweises erfüllt. Zur Verknüpfung mit der KVNR wird eine eigene digitale Identität für das Gesundheitswesen bereitgestellt.

Die GesundheitsID unterscheidet sich von der Online-Ausweisfunktion des Personalausweises. Sie wird von meiner Krankenversicherung bereitgestellt und enthält diejenigen Daten, welche für eine Behandlung im deutschen Gesundheitswesen notwendig sind (mind. die KVNR und die Information, bei welcher Krankenkasse ich versichert bin). Die Registrierung der GesundheitsID ist für Versicherte freiwillig. Die dafür notwendige Identifizierung kann über die Online-Ausweisfunktion erfolgen.

Digitale Identitäten werden von den Krankenkassen für ihre Versicherten angeboten. In den meisten Fällen stellen die Kassen-Apps oder die ePA-Apps die Registrierungsfunktion bereit. Erste Krankenkassen werden bereits im Laufe dieses Jahres ihren Versicherten die digitale GesundheitsID anbieten; Seit dem 1.Januar 2024 sind sie dazu verpflichtet. Die Nutzung bleibt für mich als Anwender freiwillig.

Im ersten Schritt kann ich künftig meine digitale Identität nutzen, um mich über mein Smartphone in Apps wie das E-Rezept oder die elektronische Patientenakte einzuloggen. Im nächsten Schritt sind auch DiGAs und Drittanwendungen (sowohl kasseneigene als auch kassenübergreifende Anwendungen) mit Gesundheitsbezug vorgesehen. Geplant ist außerdem, dass künftig z.B. Patientenportale von Krankenhäusern ihren Patienten eine Anmeldung über die GesundheitsID ermöglichen. Ab 2026 kommt eine weitere Funktion hinzu: Patientinnen und Patienten brauchen dann keine eGK mehr als Versicherungsnachweis in der Praxis, sondern können sich mit ihrer digitalen Identität ausweisen. Die GesundheitsID kann dann als Alternative zur elektronischen Gesundheitskarte genutzt werden.

Zunächst muss ich als Versicherter eine digitale Identität bei meiner Krankenkasse beantragen (inkl. Identifizierungsverfahren). Das funktioniert in den meisten Fällen über die App meiner Krankenkasse. Hierfür werden die Kassen verschiedene Optionen anbieten – bspw. mit dem Personalausweis, der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) oder alternativ mit einer Vor-Ort-Identifizierung.

Für das Einloggen z. B. in die E-Rezept-App mit digitaler Identität (Authentifizierung) wird nach aktueller Spezifikation für einen Großteil der Smartphones in regelmäßigen Abständen der Personalausweis oder die eGK (also eine Karte) benötigt. Ein Teil der Nutzer (mit Samsung Galaxy S20) können die Anwendungen auch mit der aktuellen Spezifikation bereits dauerhaft ohne Karte nutzen. Dies liegt an dem so genannten „Secure-Element“, das im Smartphone verbaut ist. Unser Ziel ist, dass eine Authentifizierung für ALLE Nutzer AUF WUNSCH kartenlos – und damit einfacher und komfortabler – möglich ist.

Beim Umgang mit Gesundheitsdaten muss ein anderer Maßstab gesetzt werden als bspw. im Finanzbereich. Wenn beim Banking Daten abhandenkommen, lässt sich das Risiko monetär beziffern. Wenn ein finanzieller Schaden entsteht, kann dieser ersetzt werden. Wenn sensible Daten über den Gesundheitszustand eines Patienten öffentlich werden, können diese nicht mehr „zurückgeholt“ werden. Das Schadenspotential lässt sich nicht wirtschaftlich beziffern. Aus diesem Grund klassifiziert auch die DSGVO Gesundheitsdaten als „besonders schützenswert“.

Grundsätzlich ja. Als Elternteil musst du jedoch für die Identifizierung deines Kindes unterstützend tätig werden.

Nein, es ist bis auf Weiteres geplant, dass die GesundheitsID eine Ergänzung bzw. Alternative zur eGK ist.

Die gSMC-KT ist eine Sicherheitskarte (Chipkarte), die seitlich in das eHealth-Kartenterminal eingesteckt wird. Sie identifiziert das Gerät gegenüber der TI und ermöglicht eine sichere Verbindung.

Die Karte ist notwendig, damit die Praxis Teil der TI ist – also z. B. E-Rezepte, eAU, ePA usw. sicher versenden und empfangen kann.

Die gSMC-KT ist 5 Jahre gültig – danach muss sie rechtzeitig ersetzt werden, um Ausfälle zu vermeiden.

• SMC-B = Praxisausweis – für den Zugang der Betriebsstätte zur TI
• gSMC-KT = Gerätespezifische Karte – identifiziert das eHealth-Kartenterminal selbst

Sie wird vom Hersteller in das eHealth-Kartenterminal eingebaut oder bei der Einrichtung durch den IT-Dienstleister eingesetzt und aktiviert.

Die Verbindung zur TI bricht ab, das Einlesen der eGK ist nicht mehr möglich und es können keine E-Rezepte, HKP und eAU versendet werden. Deshalb sollte frühzeitig Ersatz bestellt werden! Ansprechpartner ist Ihr IT-Dienstleister.

• Im Menü des eHealth-Kartenterminals
• Über das Praxisverwaltungssystem (je nach Anbieter)
• Oder durch den IT-Betreuer deiner Praxis

Über Ihren IT-Dienstleister.

In der Regel nur, wenn die Karte nach 5 Jahren ausgetauscht werden muss. Beim Kauf des eHealth-Kartenterminal wird die gSMC-KT direkt verbaut mitgeliefert.

Bei der Bestellung eines neuen eHealth-Kartenterminal über Ihren IT-Dienstleister/ PVS-Anbieter ist die gSMC-KT bereits im Kartenterminal verbaut. Nach 5 Jahren können Sie eine neue Karte über Ihren IT-Dienstleister/ PVS-Anbieter bestellen.

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/karten/gsmc-kt unter dem Punkt „Bestellung und Austausch“.

Eine Zertifikatsverlängerung ist bei der gSMC-KT nicht möglich, diese muss nach 5 Jahren ausgetauscht werden. Eine Zertifikatsverlagerung kann nur bei Konnektoren mit ECC-Zertifikat durchgeführt werden.

Den Slot für die gSMC-KT finden Sie seitlich an Ihrem eHealth-Kartenterminal, direkt neben dem Slot der SMC-B Karte. 

KIM (Kommunikation im Medizinwesen) ist ein sicherer E-Mail-Dienst innerhalb der TI. Er ermöglicht den Ende-zu-Ende-verschlüsselten Austausch medizinischer Dokumente – z. B. eArztbriefe, eAU, E-Rezepte – zwischen Praxen, KZVen, Apotheken, Krankenkassen etc.

Zahnärzte benötigen KIM z. B. für:

• Versand von Heil- und Kostenplänen (HKP)
• eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung)
• Arztbriefe, Überweisungen, Befundberichte
• Ggf. E-Rezepte für Pflegeheime

Ja. Alle Zahnarztpraxen müssen über einen aktiven KIM-Dienst verfügen, um gesetzlich vorgeschriebene Anwendungen wie z. B. die eAU nutzen zu können.

• TI-Anbindung mit Konnektor
• Praxissoftware mit KIM-Modul
• SMC-B Karte (Praxisausweis)
• eHealth-Kartenterminal
• Vertrag mit einem zugelassenen KIM-Anbieter
• KIM-Adresse
• Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) für die Signatur

praxis.musterzahnarzt@zahnarzt.kim.telematik
Die Adresse ist eindeutig, zugangsgesichert und endet auf .kim.telematik.

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/kim unter dem Punkt „Arten von KIM-Adressen und ihre Unterschiede“.

Über den gewählten KIM-Anbieter – oft gemeinsam mit dem PVS-Anbieter oder IT-Dienstleister. Die KIM-Adresse können Sie in der Regel frei wählen.

Über das PVS oder ein separates KIM-Mailprogramm:

• Datei (z. B. eAU, Befund, HKP) auswählen
• Empfänger mit KIM-Adresse eintragen
• Nachricht verschlüsselt versenden

Ja. Alle Nachrichten sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt und unveränderbar. Nur autorisierte Personen aus dem Gesundheitswesen können innerhalb der TI miteinander kommunizieren.

Nein, die Änderung der KIM-Adresse kann nur durch den KIM-Anbieter erfolgen. Ansprechpartner ist Ihr IT-Dienstleister/PVS-Anbieter.

Nein, die Deregistrierung und Neuanlage muss durch den KIM-Anbieter erfolgen. Ansprechpartner ist Ihr IT-Dienstleister/PVS-Anbieter.

Ja, bei Aktualisierung der Praxisstammdaten. Bei einem Praxisumzug muss die Aktualisierung aktiv von der KZV angestoßen werden.

Eine KIM-Adresse je Praxis ist notwendig, bei Bedarf können auch mehrere KIM-Adressen verwendet werden. 

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/kim unter dem Punkt „Arten von KIM-Adressen und ihre Unterschiede“.
 

Praxisstammdaten. Die Zertifikate der SMC-B-Karten werden von den Kartenanbietern bereitgestellt.

Das NFDM ermöglicht das Speichern von relevanten medizinischen Notfalldaten auf der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) des Patienten – z. B. Diagnosen, Allergien, Medikation und Kontaktdaten von Angehörigen.

• Diagnosen (z. B. Diabetes, Herz-Kreislauf-Erkrankungen)
• Allergien und Unverträglichkeiten
• Medikamente und Dauermedikation
• Blutgruppe, Implantate, Hilfsmittel
• Hinweise zu Notfallkontakten
• Pflegebedürftigkeit oder Vorsorgevollmachten

Gerade bei chirurgischen Eingriffen oder Sedierungen kann das Wissen um Vorerkrankungen, Allergien oder Medikamente lebenswichtig sein (z. B. Antikoagulation, Allergien gegen Lokalanästhetika).

Ja – mit Einwilligung des Patienten darf die Praxis die Notfalldaten einsehen und bei Bedarf aktualisieren, wenn sie an die TI angeschlossen ist.

• TI-Anbindung mit Konnektor
• Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA)
• SMC-B Karte (Praxisausweis)
• eGK des Patienten
• eHealth-Kartenterminal
• Praxissoftware mit NFDM-Modul

1. eGK des Patienten einlesen
2. Einwilligung einholen
3. Zugriff per eHBA + PIN
4. Datenanzeige oder Aktualisierung über die Praxissoftware

In der Regel der Hausarzt, bei Bedarf und auf freiwilliger Basis kann aber auch ein Zahnarzt relevante Informationen ergänzen (z. B. Implantat, Allergie, Dauermedikation).

• Höhere Behandlungssicherheit im Notfall
• Schnellere Informationen bei Bewusstlosigkeit
• Besserer Überblick für unterschiedliche Ärzte (Hausarzt, Zahnarzt, Klinik)

Nein, die Teilnahme ist freiwillig, wird aber empfohlen. Der Zugriff auf NFDM-Daten wird im Rahmen der digitalen Patientenversorgung zunehmend bedeutender.

Zahnärzte müssen technisch in der Lage sein, den Notfalldatensatz zu lesen, falls dies notwendig ist. Das Vorhalten der technischen Voraussetzung ist Voraussetzung für die Auszahlung der vollen TI-Pauschalen.

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/nfdm unter dem Punkt „Verpflichtung“

1. Bessere Einschätzung von Risiken vor chirurgischen Eingriffen
2. Unterstützung bei der Verordnung von Medikamenten
3. Vermeidung gefährlicher Wechselwirkungen
4. Dokumentation zur eigenen rechtlichen Absicherung

Voraussichtlich Ende 2026.

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/nfdm unter dem Punkt „Überführung in die ePA: Patientenkurzakte“

Über das myKZV-Portal oder per Papierantrag auf kzvnr.de.

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/karten/smc-b unter dem Punkt “Bestellung”.

Per Papierantrag auf kzvnr.de.

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/karten/smc-b unter dem Punkt “Bestellung”.

Nein. Sie können die SMC-B Karte vor der Zulassungssitzung beantragen, dies erfolgt jedoch auf eigenes Risiko. 

SMC-B Karten für ein MVZ müssen vom Geschäftsführer (bzw. je nach Rechtsform Gesellschafter) bestellt werden. Eine Bestellung über den Leiter ist nicht möglich.

Nein. Die Kartenterminals in der Praxis sind über das Netzwerk miteinander verbunden, daher sind keine weiteren SMC-B Karten erforderlich, außer, Sie möchten diese für ein mobiles Kartenterminal nutzen.

Bei einer Einzelpraxis wird zwingend eine SMC-B Karte benötigt. 

Bei größeren Einrichtungen wie beispielsweise einer ÜBAG kann eine SMC-B Karte für die Institution ausreichend sein. Dies ist abhängig von der TI-Anbindung (Konnektor im Rechenzentrum oder in der Praxis) und der standortübergreifenden Netzwerkkonfiguration. Ist die ÜBAG nicht standortübergreifend vernetzt, wird hier ebenfalls je Standort eine SMC-B Karte benötigt.

www.kzvnr.de/praxis/praxis-it/ti/karten/smc-b 

Die Einrichtung der SMC-B Karte in Ihrer Praxis erfolgt über Ihren IT-Dienstleister/PVS-Anbieter. Beachten Sie, dass die SMC-B Karte vorher von Ihnen über das Portal des Kartenherstellers freigeschaltet werden muss.

Die Praxis muss die Karte nach Vorgaben des Kartenherstellers in dessen Portal freischalten.

Wenn die SMC-B Karte abgelaufen ist, besteht keine Anbindung zur TI. EGK können zwar noch eingelesen werden, der Versichertenstammdatenabgleich kann jedoch nicht mehr durchgeführt werden. Bis eine neue SMC-B Karte vorliegt, müssen die vorgegebenen Ersatzverfahren für die eAU, das E-Rezept und das EBZ-Verfahren genutzt werden. 

Sie müssen eine neue SMC-B Karte bestellen. Eine erneute Aktivierung einer gesperrten Karte ist nicht möglich.

Der TI-Messenger ist ein sicherer Kurznachrichtendienst (ähnlich wie WhatsApp) innerhalb der TI. Er dient der schnellen, datenschutzkonformen Kommunikation zwischen Heilberuflern, Praxen, Kliniken und perspektivisch ab 15. Juli 2025 auch mit Patienten.

Ja. Zahnärzte können mit dem TI-M z. B.:

• Kurz Rückfragen an Kollegen oder Labore stellen
• Patienten informieren (z. B. Termin-Reminder)
• Dokumente, Bilder, Befunde sicher austauschen

Alle Teilnehmer der TI:

• Zahnärzte
• Ärzte
• Psychotherapeuten
• Apotheken
• Pflegeeinrichtungen
• Ab dem 15 Juli 2025 für gesetzlich Versicherte in der ePA

Beide ergänzen sich und werden parallel eingesetzt.

Ja. TI-M basiert auf dem Matrix-Protokoll, mit:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Identitätsprüfung
• Kommunikation nur zwischen TI-Teilnehmern

• TI-Anbindung (Konnektor)
• SMC-B Karte (Praxisausweis)
• eHealth-Kartenterminal
• eHBA (elektronischer Heilberufsausweis) für qualifizierte Signatur
• Registrierung bei einem zugelassenen TI-Messenger-Anbieter
• Nutzung per App (z. B. Desktop oder Smartphone)
• Praxissoftware mit TI-M Modul

Ja, erste Anbieter sind bereits auf dem Markt. Alle müssen durch die gematik zugelassen sein. Eine Übersicht der Anbieter finden Sie hier:

www.gematik.de/anwendungen/ti-messenger 

Nein, derzeit freiwillig – aber empfohlen, da er:

• Fax ersetzt
• schneller als E-Mail ist
• Und die Kommunikation im Gesundheitswesen modernisiert

Einige Anbieter bieten schon Pilotzugänge an (Stand 2024/2025).
Die flächendeckende Verfügbarkeit für Praxen wird schrittweise ab 2025 ausgeweitet. Sie können sich bei PVS-Anbieter über den Stand informieren.

KIM und der TI-Messenger sind zwei getrennte Anwendungen. Inwiefern der TI-Messenger als Teil des TI-Pakets in Ihrem Praxisverwaltungssystems (PVS) als Leistung mit angeboten wird und wie hoch die Kosten sind, obliegt den Anbietern. 
Fragen Sie diesbezüglich bei Ihrem PVS-Anbieter direkt nach. Zahnärzte sind nicht verpflichtet, den TI-Messenger zu nutzen.